La falta de tiempo y de productividad, los dos grandes síntomas de una deficiente gestión documental, según los expertos
¿Cuáles son los síntomas de una deficiente gestión documental? Esta fue la pregunta que lanzamos esta semana a nuestros expertos. Y es que, ellos saben mejor que nadie que una deficiente gestión documental presenta habitualmente unos síntomas bien característicos. Por ello, hoy en #encuestasneodoc archiveros, documentalistas y expertos en general identifican este tipo de problemas que ven en su día a día, primer paso, sin duda, para poder solucionarlos.
Falta de productividad
Está en boca de todos los expertos: la carencia de productividad es un síntoma claro de que algo no marcha bien. Por ejemplo, Luz García habla de «falta de productividad, eficacia y calidad«, tres problemas que, según la experta, acarrean «desconfianza por parte del cliente y desmotivacion de los empleados».
De falta de productividad y de pérdida de confianza también habla la empresa Alacaja que dice que el primer indicio son «las demoras y derroches de tiempo en trámites y respuestas». Asimismo, Alacaja habla de «fragilidad de datos y falta de seguridad» como un segundo síntoma claro de esta deficiencia.
De similar opinión es la empresa PaperEnd, quienes aseguran que uno de los signos es «la pérdida de tiempo y de productividad en trámites diversos, así como gastos prescindibles».
DocQuijote, empresa que desarrolla aplicaciones innovadoras en el campo de management empresarial, coincide en que la «falta de eficiencia y de productividad» es un signo claro del problema. Además, al igual que la documentalista y bibliotecaria Laura Rosas, Doc Quijote también nombra la duplicidad y las pérdidas de tiempo como factores claves de una deficiencia en la gestión documental.
No sin mi archivero 😉
María Jesús Serrano y José Luis Muñoz en esta ocasión han querido hacer un guiño a su profesión y ambos han declarado que el primer error es «no disponer en plantilla de uno o varios archiveros/as«.
Irene Godino Cueto, experta en archivos y documentación de empresa, cree que la pérdida de información es el conato más grave que demuestra que «algo no va nada bien». También el
alto coste temporal en la gestión o recuperación de información sería otro síntoma para Godino.
De pérdida de tiempo habla también Fuensanta Martínez, responsable de comunicación en Open km, quien dice que los indicios más importantes son «la
acumulación de papel, el aumento en el tiempo en la recuperación y la conservación de documentos innecesarios«.
Carecer de estrategia
Coincide con Carlota Bustelo, consultora independiente especializada en la gestión documental y de la información, quien indica que la mayor deficiencia de la gestión documental es «afrontarla sin una visión global estratégica«. Laura Rosas coincide en que «la falta de definición de procesos que llevan a una organización a tener duplicidades».
Por su parte, Alfonso Ruiz Cagigal, profesional archivero, asegura que el problema radica en la »
no transversalidad e interoperabilidad, la falta de medios y de políticas«.
Como siempre, desde neodoc, agradecemos enormemente las opiniones que nos llegan de nuestros queridos expertos. 🙂 ¡Gracias por participar!
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#encuestasneodoc
