Gestión documental en la empresa, una inversión más que un gasto

Aunque la gestión documental tiene un coste para la empresa, supone una inversión más que un gasto, ya que pasado poco tiempo se nota en las ventajas y beneficios que aporta, lo que hace que sea una acción necesaria en todas las empresas.

La gestión documental consiste en controlar los documentos que entran y salen en la empresa, es decir, la gestión de los documentos en la empresa. En las empresas existen muchos papeles y datos personales, por lo que una correcta gestión es muy importante.

Una de las principales ventajas de la gestión documental es el ahorro de tiempo, que incide también en ahorro de dinero ya que el tiempo es importante en la empresa y si se ahorra se puede utilizar para cosas más útiles. Permite además la posibilidad de utilización, difusión e intercambio siempre que sea necesario. Es muy importante para la toma de decisiones en la empresa, ya que obtener la información que se requiere cuando es necesario ayuda a la toma de decisiones en base a esta información.

12 ventajas y beneficios de la gestión documental

– Mayor facilidad de recuperación de información y mayor acceso a la información
– Mayor accesibilidad y sencillez con respecto a la documentación de la empresa
– Mejor uso compartido, recurso para todos
– Ahorro de gasto en copias, duplicados, etc
– Ahorro de tiempo y dinero
– Reducción de espacio de almacenamiento
– Menor necesidad de trasladar los documentos
– Uso racional de los recursos
– Mayor control de la gestión
– Mayor productividad
– Mejora en los procesos
– Mayor seguridad de los documentos