¿Cómo elegir un programa de gestión documental? Las respuestas en #encuestasneodoc
A comienzos de esta semana lanzábamos una nueva pregunta a nuestros queridos expertos en #encuestasneodoc. Les pedimos consejo sobre cómo elegir un programa de gestión documental. Y es que somos conscientes de que la oferta de softwares de gestión es amplia y variada pero… ¿Vale cualquiera?, ¿qué tenemos que pedirle a una gestión documental? Las respuestas, como siempre, no se han hecho esperar. Hoy podemos hablar de unanimidad…
El 60% de los expertos opina que, a la hora de elegir una gestión documental hay que tener sobre todo en cuenta las necesidades y objetivos que cada uno tiene. Un 20% habla de la necesidad de que se cumplan estándares y normativas y un 30% ha comentado la importancia de que el gestor documental elegido sea integrado.
Piensa en qué necesitas
La documentalista y consultora especializada en gestión documental y de contenidos Susana Verdejo nos comenta que la primero para elegir una gestión documental es tener muy claro y muy bien definido lo que necesitas, es decir, «los requisitos, necesidades y objetivos de la organización» para así poder escoger el gestor que mejor se adapte a los mismos.
De la misma opinión es Tecnosolutions, el centro de gestión y custodia documental de Lleida. Lo tienen clarísimo: «se han de definir claramente las necesidades, evitando mirar únicamente precio y nombre», aseguran.
Y de requisitos nos habla también la bibliotecaria y documentalista Laura Rosas quien afirma que hay que «pensar muy bien lo que necesita la organización e implicar a las personas que lo han de utilizar en la decisión».
Otros criterios de selección
El experto en gestión documental Julián Moyano nos aconseja tener en cuenta 3 cuestiones. La primera, el servicio: finalidades, características, usuarios, documentos… La segunda, como los demás expertos Julián también habla de determinar requisitos y finalmente nos aconseja pensar en el software.
Francisco Ricau, documentalista en el mundo de las TIC también nos habla de varios criterios de selección a tener en cuenta: que tenga las funcionalidades necesarias para cubrir las necesidades de la entidad, capacidad de adaptación, que sea fácil de usar, escalable, que cumpla los estándares y normativas, y que se integre con otras aplicaciones de la organización.
La experta Montse Nieto asegura que un buen gestor documental ha de ser una herramienta transparente, útil y relacionada con el catálogo de trámites.
Salomé Lendinez, CEO de la empresa de gestión documenyal Alacaja lo tiene claro: «la gestión documental debe ser ágil, de fácil manejo y segura, multiplataforma y adaptable», asegura.
Por su parte Alfonso Ruiz comenta que ha de gestionar archivos y documentos físicos y electrónicos, ha de seguir la normativa ENI y ENS y ha de poder integrarse con otros sistemas. «es importante que el proveedor sea solvente», dice Ruiz.
José Luis Muñoz, pone el toque de humor y de ironía en esta encuesta neodoc asegurando con cierta sorna que, por muchas funcionalidades que tenga un gestor documental… «me temo que la mayoría elegirán Access» 😉
Muchas gracias a todos por participar. Muy pronto volveremos con nuevas e interesantes #encuestasneodoc
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