Los 4 problemas que acarrea una mala gestión documental
Muchas veces os hablamos de las ventajas de tener una gestión documental en la empresa. Ya sabéis que son muchos los beneficios. Hoy os contamos los cuatro problemas principales que puede acarrear no gestionar de forma adecuada la documentación en vuestros negocios. Tomad buena nota y podréis evitarlos.
Pérdida de documentación
Es unos de los principales problemas de una mala gestión documental. Daros cuenta que, habitualmente, los documentos digitales se almacenan en directorios o carpetas dentro de discos duros en equipos de trabajo. Esto plantea muchos problemas de seguridad, debido principalmente al acceso incontrolado a los ficheros, las vulnerabilidades de seguridad de los sistemas informáticos que acceden a dichos ficheros, como son virus, sistemas desactualizados, entre otros. Como resultado, la pérdida de documentos es algo frecuente.
Sobre-escritura de ficheros
También es habitual en las empresas que varios usuarios accedan simultáneamente a los mismos documentos, a través de red, etc. con lo que es muy frecuente que mientras un usuario está trabajando sobre una copia de un documento, otra persona esté modificándolo por otro lado. Esta es una situación típica que lleva irremediablemente a la pérdida de documentación y la generación de distintas versiones incontroladas de un mismo documento.
Falta de seguridad
Es habitual que los sistemas no ofrezcan los niveles de seguridad necesarios para proteger la documentación debidamente. Esto ocurre por las incorrectas configuraciones de acceso y los privilegios de usuarios sobre ficheros.
Duplicación de documentos en distintas ubicaciones
Es frecuente guardar ficheros en distintas carpetas o directorios, discos duros, equipos, memorias USB, etc. Esto genera inconsistencia en la documentación al no disponer de un control de cambios centralizado. Y hace imposible distinguir las copias válidas, las últimas versiones de los documentos, así como los cambios realizados en cada versión.
Con una gestión documental ágil como neodoc podrás decir adiós de una vez por todas a estos problemas. La gestión documental neodoc permite la definición, administración y control de los flujos de trabajo (también llamados workflows) y la automatización de los procesos. Gracias a la gestión documental neodoc se pueden establecer y personalizar diferentes ciclos de vida y workflows para los procesos documentales y contenidos, ayudando a la organización de la empresa a mantener éstos bajo control. Todo ello, de forma colaborativa y con capacidad para gestionar fácilmente versiones de documentos.
La seguridad es básica y primordial en cualquier sistema, por ello la gestión documental neodoc implementa los elementos tecnológicos más avanzados con el objetivo de velar por la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los documentos, tres características que todo sistema debe de cumplir. Por ejemplo, neodoc permite establecer en detalle los permisos de acceso de cada documento o contenido.
