8 Funcionalidades a valorar en una gestión documental
Si estás buscando una gestión documental para tu empresa pero aún no te has decidido hoy te contamos en neodoc 8 funcionalidades que debes valorar.
1- Compartir y colaborar
Hoy en día ya no se entiende una gestión documental que, por ejemplo, no ofrezca funcionalidades sociales para que los usuarios puedan indicar que “les gusta” un documento, comentarlo, o incluso “seguirlo”. Asimismo, se han de poder establecer relaciones semánticas entre documentos para que una persona pueda buscar una publicación y encontrar el documento en el que está basada, el la que sustituye, etc. También es interesante que exista la posibilidad de etiquetar (tags) los contenidos para mejorar y completar el sistema de búsquedas.
2- Ciclo de vida, workflow y versiones
Una gestión documental de calidad tiene que permitir la definición, administración y control de flujos de trabajo (workflows) y la automatización de los procesos. Es vital que se puedan establecer y personalizar diferentes ciclos de vida y workflows para los procesos documentales y contenidos, para así ayudar a la organización de la empresa a mantener éstos bajo control. Todo ello, ha de ser siempre de forma colaborativa y con capacidad para gestionar fácilmente versiones de documentos.
3- Búsquedas
La gestión documental que elijas debería poder realizar búsquedas tanto simples como avanzadas, que se puedan guardar y que se puedan realizar dentro de los documentos. Es muy interesante la posibilidad de crear carpetas inteligentes
, para que un mismo documento se pueda encontrar en dos ubicaciones diferentes, una física y otra virtual.
4- Gestionar y publicar
Resulta de gran utilidad que la gestión documental te notifique sobre eventos y te avise a través de alarmas programadas (plazos que se acaban o caducan). Hoy en día todas las gestiones documentales modernas constan de un
cuadro de mando (Dashboard) en el que el usuario puede personalizar su Home con diferentes informes de su interés (los documentos que sigue, los que le gustan, los que están en proceso…). Asimismo, otro punto a valorar es que la gestión incorpore un visor a través del cual se visualicen documentos (para verlos sin tener que descargarlos).
5- Seguridad
La seguridad es un punto clave a valorar. Es básica y primordial en cualquier sistema, por ello la gestión documental que elijas ha de tener implementados los elementos tecnológicos más avanzados con el objetivo de velar por la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los documentos, tres características que todo sistema debe de cumplir. Por ejemplo, permitir establecer en detalle los permisos de acceso de cada documento o contenido.
6- Integración
Otro punto de gran importancia. Si la gestión documental utiliza estándares como CMIS entonces se podrá integrar fácilmente con otros sistemas. Fíjate además que la gestión documental esté integrada con Google Docs o con Microsoft Office, te aportará una novedosa dimensión ofimática y podrás trabajar con mucha mayor agilidad, pudiendo editar directamente tus documentos desde la gestión sin tener que descargarlos y volverlos a subir.
7- Plataforma
La gestión documental que escojas ha de estar pensada para dirigir y soportar la estrategia de gestión de contenidos de cualquier organización. Por ello te recomendamos que sea escalable, multiplataforma, interoperable y fácil de adaptar a los procesos. Existen softwares que incluso cuentan con herramientas para crear tipos de documentos, así como worflows y campos (metadatos) personalizados.
8- Móvil
Imprescindible hoy en día que sea móvil y que tenga diseño responsive. De esta manera el usuario podrá acceder a la gestión documental desde un smartphone o tablet, ya que será accesible desde cualquier dispositivo con navegador.
Para más información, consulta las funcionalidades y características técnicas de nuestra gestión documental neodoc.
