Tecnologías de captura en gestión documental
Tanto si la información está en formato papel como si está en archivos digitales… Tanto si está en una oficina como si está desperdigada en diferentes ubicaciones… una gestión documental tiene el deber de rescatar esta información y, por supuesto ponerla en valor.
No todos los gestores documentales cuentan con un módulo de captura. Muchos sólo realizan la parte de la gestión (ECM). Las que sí tienen captura suele tratarse de una plataforma cuya función es capturar información, de forma fiable, desde cualquier fuente (escáner, impresora virtual, carpeta, correo electrónico, fax…) y extraer información importante, como textos impresos, códigos de barras e incluso casillas marcadas en formularios.
De esta manera, los documentos estructurados (formularios, facturas, etc) o no estructurados se transforman en información precisa y procesable que se puede enviar posteriormente hacia las aplicaciones, repositorios documentales y bases de datos de la empresa.
Con la captura sin duda se aceleran los procesos clave de la empresa, ahorrando tiempo y disminuyendo costes y errores.
Una gestión documental de calidad ha de poder capturar información de todo tipo de documentos utilizando tecnologías de captura estándar como pueden ser OCR, ICR, códigos de barras, códigos QR, etc., y algunas más innovadoras como el OCR semántico.
Tecnologías de captura en gestión documental
Captura de documentos estructurados (Ej. formularios)
Captura de documentos semi-estructurados (Ej. facturas)
Captura de documentos no estructurados (Ej. contratos, escrituras, etc)
Tecnologías estándar (OCR zonal, OCR total, ICR, OMR, Códigos de barras, QR, etc)
Tecnología avanzada (OCR semántico)
Capacidad de clasificación automática de documentos
Renombrado automático de documentos con campos capturados
