7 Requisitos de una gestión documental de calidad
Existen cientos de softwares de gestión documental en el mercado con diferentes características y funcionalidades. No todos son iguales, los hay mejores y peores. Hoy en neodoc queremos repasar esos 7 requisitos que cualquier gestor que se precie ha de tener hoy en día.
Compartir y colaborar
Hoy en día es muy común que una gestión documental neodoc ofrezca funcionalidades sociales de tal manera que una persona pueda indicar que “le gusta” un documento, comentarlo, o incluso “seguirlo”. Asimismo, es recomendable que de la posibilidad de establecer relaciones semánticas entre documentos, gracias a las cuales, una persona pueda buscar una publicación y encontrar el documento en la que está basada, a la que sustituye, etc. También muchas gestiones documentales dan la posibilidad de etiquetar (tags) los contenidos para mejorar y completar el sistema de búsquedas.
Ciclo de vida, workflow y versiones
La gestión documental de calidad tiene que permitir la definición, administración y control de los flujos de trabajo (también llamados workflows) y la automatización de los procesos. Es necesario que se puedan establecer y personalizar diferentes ciclos de vida y workflows para los procesos documentales y contenidos, ayudando a la organización de la empresa a mantener éstos bajo control. Todo ello, de forma colaborativa y con capacidad para gestionar fácilmente versiones de documentos.
Búsquedas
La gestión documental ha de realizar búsquedas tanto simples como avanzadas. Búsquedas potentes y sencillas, que además, se puedan guardar y que se puedan realizar dentro de los documentos. Asimismo, existen sistemas de carpetas inteligentes con los que un mismo documento se puede encontrar en dos ubicaciones diferentes, una física y otra virtual.
Gestionar y publicar
Es importante que se puedan notificar eventos y que la gestión avise por alarmas programadas. Este sistema puede resultar muy útil en el caso de plazos que se acaban o caducan. Además, muchas gestiones documentales poseen un cuadro de mando (Dashboard) a través del cual el usuario de neodoc puede personalizar su Home con diferentes informes de su interés (los documentos que sigue, los que le gustan, los que están en proceso…). Para hacer más atractiva la navegación, se valora que el gestor incorpore un visor a través del cual se visualicen documentos sin falta de descargarlos.
Seguridad
La seguridad es básica y primordial en cualquier sistema, por ello la gestión documental ha de implementar los elementos tecnológicos más avanzados con el objetivo de velar por la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los documentos, tres características que todo sistema debe de cumplir.
Integración
Gracias a estándares como CMIS los módulos de una gestión documental pueden trabajar con otros sistemas. Además muchos gestores también se integran con Google Docs y con Microsoft Office, aportando una novedosa dimensión ofimática.
Móvil
Importante que tenga un diseño responsive, para que el usuario pueda acceder a la gestión documental desde un smartphone o tablet.
