4 Características técnicas que ha de tener la captura en gestión documental
La gestión documental completa es aquella que realiza el ciclo completo de vida de los documentos, es decir, la que es capaz de cubrir el proceso que va desde la captura de los datos hasta la entrega pasando por la gestión de los mismos. Esta primera parte del ciclo, la parte de captura, tiene unos requisitos técnicos que cualquier módulo de captura que se precie debe tener. Hoy los analizamos en neodoc.
4 Características técnicas que ha de tener un módulo de captura:
1- Digitalización masiva
Es vital que la gestión documental pueda digitalizar documentos desde cualquier escáner o medio virtual (carpetas, impresoras virtuales, webservice, etc) y que cuente con herramientas que permitan una efectiva digitalización masiva de documentos, con distintos métodos de clasificación y separación de los mismos. Ejemplos: digitalización de diversas orígenes (carpeta, escáner, etc.), separación automática de documentos (marcas, códigos de barras, páginas en blanco, cada n páginas, etc.), conversión automática de formatos (PDF, PDF de texto, TIFF, etc.), etc
2. Tecnologías de captura
La gestión documental neodoc debe poder capturar información de todo tipo de documentos, ya sean estructurados (formularios, facturas, etc) o no estructurados. Para ello, lo normal es que use tecnologías como OCR, ICR, códigos de barras, códigos QR u OCR semántico.
3. Integración
Normalmente hay que integrar el sistema de captura con otros sistemas de gestión del cliente para facilitar la captura y la clasificación y la entrega. Para ello, la gestión documental debe tener un amplio abanico de métodos y formatos de integración estándar que aseguren una integración eficiente. Ejemplos: Estándar CMIS, integración con ERP, exportación a CSV y XML, etc.
4. Plataforma
La gestión documental debe de estar pensada para dirigir y soportar la estrategia de gestión de contenidos de cualquier organización. Por ello lo más recomendable es que sea escalable, multiplataforma, interoperable y fácil de adaptar a los procesos. Por eso ha de contar con herramientas para crear tipos de documentos, así como worflows y campos (metadatos) personalizados. Ejemplos: Herramientas de creación de tipos de documentos, herramienta de generación de máscaras de captura, posibilidad de ejecución desatendida, compatible con modelo on cloud, etc.
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