Ciclo de vida de los documentos ¿Qué es y cómo se gestiona?

Los documentos poseen tienen un ciclo de vida dentro de las empresas u organizaciones. Este ciclo comienza cuando se crean o se reciben y acaba cuando se destruyen o se almacenan de forma permanente.

Gestionar estos documentos y contenidos en todas sus fases de forma adecuada garantiza una óptima preservación de la información de la empresa o negocio y también la capacidad de ésta de explotar esta información.

Para ocuparse precisamente de este ciclo de vida está lo que se conoce como Enterprise Content Management -ECM-, o gestión documental y que a su vez se subdivide en otras fases que son: Captura, Gestión, Almacenamiento, Preservación y Entrega.

Entendemos como captura
a la entrada de documentos en el sistema de información. Hay que capturar información, de forma fiable, desde prácticamente cualquier fuente (escáner, impresora virtual, carpeta, correo electrónico, fax…) y extraer la información importante, como textos impresos, códigos de barras e incluso casillas marcadas en formularios.

Gestión o management es el movimiento y circulación de los documentos, así como la explotación y utilización de la información contenida en los mismos. Dentro de la gestión se ubica el almacenamiento que es dónde se guardan los documentos o contenidos y la capacidad que tenemos para recuperarlos y la p
reservación que es la conservación y archivo a largo plazo de los contenidos.

Entrega: El sistema ECM tiene que integrarse con el resto de aplicaciones de negocio o con el sistema completo de información de la empresa. Son los mecanismos que tenemos a disposición para hacer llegar el contenido a quien tenga que llegar y a través de los medios adecuados. Gracias a estándares como CMIS los módulos de captura y gestión pueden trabajar con otros sistemas. Es decir, se pueden integrar con otros sistema de gestión distintos.