¿Cómo puede ayudarte la gestión documental de proyectos?

Sobre todo si trabajas en una empresa de gran tamaño una gestión documental de proyectos te vendrá bien. Es ideal para poner en marcha y gestionar el ciclo de vida completo de un proyecto así como el de los documentos que los componen. Si tu empresa trabaja por proyectos (construcción, gestión de obras, ingenierías, empresas de consultoría, etc) esta noticia te interesa.

¿Cuándo se necesita una gestión documental de proyectos?

1- Cuando en la empresa se gestionan grandes depósitos de conocimiento. La gestión documental les proporciona un asistente de creación de proyectos en el que se archivan todos los datos de trabajos pasados que, más adelante, al elaborar un nuevo proyecto, se pueden reutilizar y aprovechar. Se trata de un paso muy importante hacia la gestión eficiente del conocimiento, ya que hace que el Know-how individual y a veces tácito, pase a ser estructurado, almacenado, rescatable y por tanto reutilizable por cualquier persona.

2- Cuando la empresa trabaja por proyectos (construcción, gestión de obras, ingenierías, empresas de consultoría, etc) ya que la gestión documental permite realizar la gestión de tareas y de subtareas de un proyecto y la gestión de recursos (personas, presupuestos, materiales, etc), gracias a lo cual se puede saber en todo momento cuántas horas se han dedicado a una tarea concreta (incluye un interfaz de imputación de horas), cómo se encuentran los plazos de entrega, el presupuesto, etc.

3- Cuando la logística de los proyectos es complicada, ya que con una gestión documental te permite establecer los estados (workflow) de un proyecto (preventa, ejecución, aprobado, etc) y generar plantillas con una estructura personalizada para cada tipo de proyecto que, más tarde, podrás reutilizar y estandarizar.

4- Cuando tienes que apostar al máximo por la seguridad. Con una gestión documental de proyectos es posible generar roles y permisos para las personas que participan en un proyecto concreto.