Gestión documental de proyectos: solución de éxito para ingenierías
Poner en marcha y gestionar el ciclo de vida completo de un proyecto así como el de los documentos que lo componen es un proceso largo y complicado. Para hacerlo más sencillo existen soluciones específicas para gestionar proyectos que son ideales para empresas del sector de la construcción (gestión de obras), ingenierías, empresas de consultoría, etc. Hoy queremos hablar del caso de ATP Ingeniería, una empresa leonesa fundada en 1994 especializada en la construcción de puentes.
El problema que tenía esta gran empresa es que cada vez que ATP Ingeniería tenía que construir un nuevo puente, se enfrentaba al mismo problema: la gran cantidad de documentos desperdigados (planos, presupuestos, hojas de cálculo…). Por ello, el reto en este caso consistía en poder rescatar de forma ágil y segura su documentación y todo el conocimiento de la empresa para así poder reaprovecharlo al máximo en los nuevos proyectos. Es decir, tenían los conocimientos pero no estaban ordenados y eran muy difíciles de recuperar.
La solución en este caso llegó de la mano de un sistema de gestión de proyectos (gestión documental de proyectos
) que proporcionó a ATP un asistente de creación de proyectos gracias al cual se gestionaban los depósitos de conocimiento de la empresa. El objetivo era archivar datos para así poder reutilizarlos y aprovecharlos. Destacan en esta implantación el workflow diseñado y la creación de Typicals (plantillas para cada nuevo puente). A través de estos typicals se creaban estructuras de datos de forma automática vinculadas a cada tipo de proyecto. De este modo y a través de una pequeña guía, se obtenía una estructura específica en función de cada proyecto. Es decir, si ATP tenía que construir un puente colgante le costaba muy poco recuperar toda la información relativa a este tipo de puentes de otros proyectos anteriores.
La plataforma de gestión documental se ha convertido en un soporte vital en lo que a control de proyectos se refiere. ATP ha ganado en agilidad, en control de la información y en gestión de conocimientos.
