10 Beneficios claves de la digitalización de documentos

Ya lo decían en su día los expertos en gestión documental en las encuestas neodoc: «sí a la digitalización, sin dudas». Un proceso que definieron como «totalmente recomendable y necesario con múltiples ventajas», como «un proceso importante y necesario que vale la pena y que tiene muchas ventajas». Si tú todavía no conoces las ventajas de la digitalización de documentos no te pierdas este post en el que entramos en el detalle y te aclaramos sus beneficios en 10 puntos.

1 – Con la digitalización de documentos la información queda asegurada para siempre, adaptada y actualizada a los tiempos y las necesidades de hoy y mañana.

2 – Podrás consultar los documentos en cualquier momento y desde cualquier lugar a través de un teléfono, una tablet, un ordenador… Documentos que además pueden ser legalizados y asegurados gracias al uso de la firma digital.

3 – Podrás compartir los documentos de manera rápida utilizando servicios online como redes sociales y cuentas de correo.

4 – Los documentos digitalizados pueden ser modificados y se pueden pasar a varios formatos (Microsoft Office, Drive).

5 – Remplazarás el archivo o bibliotecas y todos los estantes de la oficina por un CD o DVD.

6 – Disminuirás costes en logística de envíos de documentos, viajes, correo físico y los problemas de seguridad.

7 – Los documentos no estarán expuestos a manchas, agua, deterioro, cortes, rayones… u otras eventualidades que pongan en riesgo a los mismos.

8 – Las fotocopiadoras, impresoras, tintas y demás ya no serán necesarios en la oficina.

9 – Aumentará la productividad de los empleados, ya que se facilitará el acceso a los documentos que además podrán ser visualizados simultaneamente.

10 – El acceso a los documentos podrá ser controlado con distintos niveles de permisos de usuarios.