4 Claves de la captura de documentos en gestión documental
La información en una empresa puede estar tanto en formato papel como en archivos digitales, puede estar archivada en la oficina o también desperdigada en diferentes ubicaciones… En todos estos casos la gestión documental ha de rescatar esta información y ponerla en valor.
En definitiva, ha de capturar documentos, indexar y validar la información de forma consistente y fiable. Debe capturarla desde prácticamente cualquier fuente (escáner, impresora virtual, carpeta, correo electrónico, fax…) y extraer información importante, como textos impresos, códigos de barras e incluso casillas marcadas en formularios.
Las empresas de hoy en día reclaman soluciones ágiles, gracias a las cuales los documentos estructurados (formularios, facturas, etc) o no estructurados se transformen en información precisa y procesable que se puede enviar posteriormente hacia las aplicaciones, repositorios documentales y bases de datos de la empresa.
La captura de documentos acelera los procesos clave de la empresa, ahorrando tiempo y disminuyendo costes y errores.
Digitalización masiva
Gracias a la gestión documental podrás digitalizar documentos desde cualquier escáner o medio virtual (carpetas, impresoras virtuales, webservice, etc). Además contarás con herramientas que te permitirán una efectiva digitalización masiva de documentos, con distintos métodos de clasificación y separación de los mismos.
Tecnologías de captura
La gestión documental de calidad puede capturar información de todo tipo de documentos, ya sean éstos estructurados (formularios, facturas, etc) o no. Para ello, utiliza tecnologías de captura estándar como pueden ser OCR, ICR, códigos de barras, códigos QR, etc., y algunas más innovadoras como el OCR semántico.
Integración
En la mayoría de las ocasiones hay que integrar el sistema de captura con otros sistemas de gestión del cliente. Unas veces para facilitar la captura y la clasificación y otras para la entrega. Para ello, les necesario que la gestión documental cuente con un amplio abanico de métodos y formatos de integración estándar que aseguren una integración eficiente.
Plataforma
La gestión documental tiene que estar pensada para dirigir y soportar la estrategia de gestión de contenidos de cualquier organización. Es escalable, es multiplataforma, interoperable y fácil de adaptar a los procesos. Ha de contar con herramientas para crear tipos de documentos, así como worflows y campos (metadatos) personalizados.
