Gestión documental en la nube, a debate
A raíz de nuestra última encuesta neodoc se ha generado un interesante debate entre nuestros expertos a cerca de si la nube es o no es el futuro del sector. Aunque muchos de los expertos han opinado que la nube será la clave en los próximos años, muchos otros han mostrado sus dudas y recelos sobre el tema cloud.
La archivera María Valseca, por ejemplo, desconfía en que la nube sea el futuro de la gestión documental. «¿Quien se arriesga a subir documentos confidenciales? Yo no lo haría, lo veo arriesgado. Nunca sabes quién puede ver tus documentos y quizás a ciertas empresas no les interesa que se vean», aseguró en encuestas neodoc.
Ya en el mes de mayo habíamos analizado en encuestas neodoc los pros y las contras de la nube y habíamos llegado a interesantes conclusiones.
El 100% de los encuestados le dijo sí a la nube, aunque muchos lo hicieron con condiciones. Casi todos (60%) habían insistido en la necesidad de que se den una serie de garantías de seguridad y el 40% había hecho hincapié en el ahorro que supone la nube y que es el sistema ideal para la pyme. Los recelos llegaban de mano de la confidencialidad y de la cobertura legal.
Nube sí, pero con garantías y seguridad
Salomé Lendinez, archivera 2.0, CEO y SEO de Alacaja nos comentaba que está totalmente a favor de la nube, siempre y cuando sea con garantías y seguridad. La misma opinión expresaba Mónica M. Mouton, que insistía en la necesidad de que se den garantías.
El archivero Alfonso Ruiz Cagigal insistió también en la necesidad de que exista una seguridad jurídica (relaciones internacionales) y destacó además, una de las grandes ventajas de la nube: el ahorro.
En la misma línea se expresó la archivera, bibliotecaria y documentalista Karina Reyes Serrano quien aseguró que «es importante tener en cuenta la transparencia de las condiciones del servicio y control de la gestión documental». Y Susana Verdejo, consultora especializada en gestión documental y de contenidos, también hizo hincapié en el tema de la seguridad y asegura que con la nube se obtiene «acceso inmediato, agilidad, movilidad…».
Ideal para pymes
Los mexicanos Paper End afirmaron estar completamente a favor de la nube y sólo hablan de ventajas. Nos comentaban que «gracias a que los costes en la nube son menores se facilita el acceso a la gestión documental a las pymes».
Y también de pymes nos habló Francisco Ricau, documentalista en el mundo de las TIC, quien abogó por un modelo mixto, «la nube híbrida», que ya están ofertando algunas empresas de gestión documental.
El experto en gestión documental Julian Moyano también defendió la gestión documental en la nube pero con puntualizaciones: «nube sí, y mejor si los datos y aplicaciones cumplen con la normativa estatal». También de normativa habló José Luis Carreño, profesional y especialista en archivística en Colombia.
No es oro todo lo que reluce
La documentalista Luz García aseguró que, a pesar de las muchas ventajas «con la nube se pierde parte de la confidencialidad».
Y ENuvole, especialistas en Gestión de Contenidos, archivos y digitalización, también puso de relieve los tres inconvenientes de la nube.
1- Sin Internet no hay nube. Todo depende de que la conexión a Internet funcione. Si no es así, no se podrá acceder a los programas ni los datos.
2- Problemas de cobertura legal. Los servidores de la nube pueden estar en cualquier parte del mundo. Si hay problemas, no está claro qué ley debe aplicarse o si ésta podrá proteger al cliente.
3- Conflictos de propiedad intelectual u otros. La información de los clientes ya no está en sus manos, con lo que pueden surgir problemas sobre a quién pertenece.
