¿Qué ventajas tiene la Gestión Documental para las empresas?
Es vital para las empresas mejorar la productividad y monetizar los costes y gastos. Con la llegada de la informática a las oficinas se produjo la reorganización en el archivo de documentos, y esto afectó, por supuesto, a la gestión documental. ¿Qué ventajas ha supuesto la gestión documental en las empresas?
-Reducción del volumen
Una de las principales ventajas es la reducción del volumen de documentos que la empresa tiene que almacenar. Documentos que suelen ser de origen muy diverso y cuya gestión puede resultar laboriosa y complicada. Un software especializado en automatización de procesos se convierte en imprescindible para las empresas ya que evita el caos y se ahorra mucho tiempo en la clasificación y la posterior búsqueda.
-Reducción de tiempo
Con la gestión documental se reduce el tiempo invertido en consultar datos escritos en papel, y se suprimen ciertas tareas manuales, disminuyendo así los costes y el espacio que suponían el archivado de material.
-Reducción coste económico
El coste asociado a las tareas de gestión de documentos se ve reducido considerablemente.
-Minimizar riesgos de pérdida de información
Con la gestión documental se minimiza el riesgo de pérdida, manipulación incorrecta o deterioro de cualquier tipo de documento y los costes que ello puede producir.
-Herramientas para la gestión documental
Para poder digitalizar archivos se pueden usar diversos dispositivos de informática y electrónica como escáneres, que una vez que el documento en papel se ha preparado, se podrá transformar en un documento digital para poder ser almacenado y guardado.
