¿Cómo sería la gestión documental perfecta?
A la hora de implantar una gestión documental en tu empresa debes asegurarte de que vaya a cubrir tus necesidades y cumplir tus expectativas. Hoy te contamos algunos de los aspectos que toda gestión documental debería poseer para ser perfecta.
-Que permita compartir y colaborar: Es esencial para la correcta comunicación de la empresa que los usuarios puedan comentar el documento, indicar que «les gusta» o seguirlo. Los comentarios deben llegar a los implicados o responsables del documento para aligerar el correo y que todo el proceso sea mucho más ágil.
-Que tenga un buscador potente y permita añadir etiquetas o tags. Esto te permitirá encontrarlos a través de múltiples criterios de búsqueda de una forma mucho más rápida y eficiente. Es muy interesante la posibilidad de crear carpetas inteligentes, para que un mismo documento se pueda encontrar en dos ubicaciones diferentes, una física y otra virtual.
-Que permita establecer flujos de trabajo (workflow): Es vital que se puedan establecer y personalizar diferentes ciclos de vida y workflows para los procesos documentales y contenidos, para así ayudar a la organización de la empresa a mantener éstos bajo control. Poder definir los flujos de trabajo ayudará a amortizar rápidamente la inversión realizada en el gestor documental puesto que mejora mucho la productividad.
-Que nos ayude a gestionar y publicar: Algo realmente últil es que la gestión documental nos avise, a través de alarmas programadas, de eventos, plazos, etc. Es interesante la opción de contar con un cuadro de mando que para que el usuario pueda personalizar su Home con diferentes informes de su interés (los documentos que sigue, los que le gustan, los que están en proceso…). Otra de las utilidades necesarias es que cuente con un visor que nos permita visualizar documentos sin necesidad de descargarlos.
-Que sea seguro: Está claro que la seguridad es un punto importantísimo que se ha de valorar. Es básica y primordial en cualquier sistema, por ello la gestión documental que elijas ha de tener implementados los elementos tecnológicos más avanzados con el objetivo de velar por la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los documentos.
-Que sea integrado: Si la gestión documental utiliza estándares como CMIS entonces se podrá integrar fácilmente con otros sistemas. Si además está integrada con Google Docs o con Microsoft Office, podrás trabajar con mucha mayor agilidad.
-Que cuente con una buena plataforma: Ha de estar pensada para dirigir y soportar la estrategia de gestión de contenidos de cualquier organización. Por ello te recomendamos que sea escalable, multiplataforma, interoperable y fácil de adaptar a los procesos
-Que sea móvil: Hoy en día es imprescindible la movilidad y que tenga diseño responsive. Así, el usuario podrá acceder a la gestión documental desde su dispositivo móvil o tablet.
