Cómo mejorar la gestión de RRHH con gestión documental

Los departamentos de RRHH de las empresas siempre están buscando la fórmula para lograr ser más eficaces y eficientes. Y lo hacen en un periodo económico de mucha incertidumbre y con una alta tasa de desempleo, lo que hace que la mayoría de las empresas reciban cada día muchas solicitudes de trabajo y currículums, generando una gran carga en el área de recursos humanos.

Adicionalmente, los equipos de RRHH se enfrentan a trabajadores cada vez más dispersos y móviles, que ya no están sólo en la oficina, sino que están viajando o incluso trabajando en casa. Esta situación implica diferentes retos: ¿cómo distribuir la documentación de recursos humanos, como expedientes, nóminas y contratos, de forma rápida y segura? Y, ¿como cumplir con las normas legales, internas y regulaciones en una situación como esta?

Un correcto sistema manual de gestión documental para el área de recursos humanos reducirá el tiempo necesario para cierto tipo de tareas. Por ejemplo, en vez de que RRHH se dedique a hallar y remitir información a los empleados, ellos mismos podrán acceder a la documentación necesaria, como nóminas, evaluaciones, manuales, etc., empleando la red local de la empresa. Este tipo de flujo de trabajo permite que los documentos circulen de manera ágil y segura por la organización y reemplaza a procesos lentos, como el hacer fotocopias y enviar documentos.

Disminución de costes mediante sistemas de gestión documental. A nivel empresarial, tiempo invertido suele significar dinero gastado. Con mayor incidencia para trabajadores que se dedican a tareas administrativas manuales. Por tanto, dinamizar y automatizar buena parte de los mencionados procesos con un buen sistema de gestión documental significa una disminución de recursos utilizados y, por ende, un ahorro importante.

Cumplimiento de normas y seguridad de documentos. La tarea del área de recursos humanos básicamente es la gestión de datos, y la mayoría de esta información es confidencial. Desde contrataciones hasta la publicación de ofertas de trabajo y despidos, se necesitan registros precisos al que se pueda acceder siempre. En este sentido, distintos países están otorgando cada vez más relevancia a la clase de información que debe guardarse, la seguridad de datos y el tiempo de archivado. Es precisamente en estas áreas donde un sistema de gestión documental se convierte en algo impostergable.