Gestión documental, la asignatura pendiente de las pymes
¡Cuántas veces lo hemos oído! «Queremos acabar con el papel».
Y es que prescindir de este soporte es sin duda el anhelo de muchas empresas hoy en día, pero lo cierto es que son muy pocas las que lo logran. La gestión documental sigue siendo una asignatura pendiente en la pyme y ha evolucionado poco desde la llegada de la estructura de carpetas, ya sea analógica o digital, puesto que la tecnología no ha hecho sino reproducir un sistema ya existente en los archivos.
La mayoría de las empresas pequeñas y medianas aún no disponen de trazabilidad de los documentos, un control de cambios en los mismos que les avise de modificaciones que se han producido en los mismos, de quién ha sido el último usuario que ha hecho una modificación o de si es posible volver a una versión anterior. Hoy en día una gestión documental es un elemento clave para no tener que trabajar con diferentes versiones de documentos comunes.
Asimismo, gracias a la gestión documental las empresas pueden encontrar sus documentos de forma mucho más ágil y rápida, algo que en los documentos que no son de uso diario resulta difícil en muchas ocasiones. Además, la gestión documental nos permite tener toda la información sobre un cliente, proyecto, etc. reunido en un mismo lugar y evitar duplicidades.
La gestión documental facilita también la realización de una copia de seguridad de una forma muy sencilla, sin que sea necesario ocupar tanto espacio, (no existen documentos duplicados) y sin tener que estar pendiente de si los documentos están o no en el lugar donde hacemos la copia.
Por último, gracias a la gestión documental tenemos más facilidad para ordenar toda la información y preservarla todo el tiempo que necesitemos en función de los requisitos legales que tenemos a efectos fiscales. Por ejemplo, contratos de los que obligatoriamente tenemos que guardar.
