Los 10 beneficios de la gestión documental en la empresa

El primer beneficio y quizás uno de los más destacados es el de la productividad. Gracias a la gestión documental en la empresa se gana en eficacia y eficiencia en la búsqueda y recuperación de documentos y expedientes. Acceso rápido y con seguridad a la información de la empresa logrando que se reduzcan los tiempos de búsqueda de información y de respuesta. Descubre el resto de beneficios en este post.

Ahorro de Costes. Se reducen los espacios donde guardar la documentación: archivar, imprimir, fotocopiar, buscar…

Ahorro de Tiempo. Al tener toda la documentación en un solo lugar ésta es más fácil de encontrar y de recuperar, agilizando las tareas dentro de la organización y de respuesta a los clientes. Además al ser ya un documento electrónico también se gana tiempo porque se evita todo el proceso de archivado del documento físico.

Mejora del ROI. Existe una mejora del ROI cuando se implanta en la empresa un gestor documental ya que se reducen los costes, aumenta la calidad y mejora la productividad.

Homologación. Se administran los procesos, se unifican los procedimientos para realizar todas las tareas y se establece un mismo modelo para toda la empresa. Además si estas tareas se generan desde el gestor documental, llega el momento en que todos los trámites dentro de la organización sean electrónicos, desapareciendo en gran medida el papel.

Mejora en los procesos. La automatización de los procesos permite el control del propio proceso y de los documentos que se generan en ellos, lo que mejora los tiempos de tramitación y gestión.

Cumplimiento de las normativas de seguridad. Trabajar con un gestor documental ya trae implícito el cumplimiento de varias normativas de seguridad, por ejemplo ya están diseñados para el cumplimiento de la LOPD (Ley de Protección de Datos)

Reducción del riesgo profesional. Manejar grandes volúmenes de papel implica un riesgo de perderlo, duplicarlo, el deterioro…

Movilidad. Los gestores documentales ya están desarrollado como plataforma 100% web para poder adaptarse y cumplir con este requisito, pudiendo acceder a tus documentos desde cualquier dispositivo que se conecte a la red.

Preservación a largo plazo de los documentos electrónicos. El empuje de las nuevas tecnologías y la clara tendencia actual es llegar a la oficina sin papeles y que todos los documentos desde que nacen sean electrónicos.