María Jesús Valseca: «El futuro del sector reside en la digitalización»
Hoy charlamos sobre gestión documental con una de nuestras expertas más queridas y que más tiempo lleva colaborando con nosotros en las encuestas neodoc. Os presentamos a María Jesús Valseca, archivera, consultora, experta en la gestión y tratamiento de la documentación, en paleografía y diplomática. También co-fundadora y responsable del área de archivística y patrimonio documental de la empresa Épsilon. Tras más de 10 años en el ámbito de los archivos, la documentación y la transcripción paleográfica, María Jesús ofrece desde 2014 sus servicios como freelance para proyectos nacionales y locales.
1- María Jesús, ¿Cómo de importante es la gestión documental hoy en día para las empresas?, ¿Todas ellas requieren de un sistema de gestión de documentos?
La Gestión Documental para las empresas debe ser importantísima siempre, ya que una buena organización en la documentación de una empresa es vital. Lo suyo sería tener un sistema de gestión documental para poder llevar a cabo una buena Gestión Documental, pero no con ello hay que gastar dinero en este recurso, ya que hay buenos gestores documentales que no es que sean gratuitos pero sí son fáciles de utilizar, son los llamados software libre.
2- Queda claro entonces que la gestión documental no es algo exclusivo para las grandes organizaciones…
Exacto. Eso es falso, cualquier empresa / organización por muy pequeña que sea necesita una buena organización en sus documentos, por lo que la gestión documental es para todas las empresas.
3- Decías antes que no hace falta gastar mucho dinero para implantar una gestión documental…
Efectivamente, la gestión documental puede, o no, ser cara. Para que no se salga de presupuesto para una empresa a veces suelen utilizar el software libre; en éste último, los usuarios tienen la libertad de ejecutar, copiar, distribuir, estudiar, modificar y mejorar el software. Software libre no quiere decir que sea gratuito, suele estar disponible de manera gratuita o a coste cero pero no es obligatorio que sea así; por lo que no hay que confundir Software libre con Software gratuito.
4- Los costes preocupan, y mucho, a las empresas… Pero también el tema de la seguridad supone un quebradero de cabeza para algunas ¿Es seguro tener los documentos en una gestión documental?
Teniendo un buen gestor documental es seguro, pero de todas maneras siempre es importante tener una o varias copias de seguridad de los documentos, ya sea una gran empresa como una pequeña.
5- Si tuvieses que decir sólo una ¿cuál es la mayor ventaja de la gestión documental?
La mayor ventaja de la gestión documental, para mí, ya que deben ir de la mano, es la seguridad de los documentos y el ahorro de espacio y tiempo a la hora de localizarlo.
6- Bueno, eso son tres ventajas, ¿eh? 😉 ¿Y el mayor inconveniente?
El mayor inconveniente es el factor económico. Pero hay empresas que bajan costes para poder llevar a cabo la labor de la digitalización de documentos con la misma calidad y adaptándose a los tiempos que corren.
7- ¿Dónde crees que reside el futuro del sector? ¿A qué retos crees que va a hacer frente a medio plazo?
El futuro está en la digitalización, pero una digitalización organizada e implementada en su gestor documental. Gracias a la e-Administración se ha avanzado mucho en este sector, y quizás ésta vaya de la mano de la digitalización en un futuro. Como principal reto entiendo que el profesional que hasta ahora organizaba el archivo físico para la digitalización e implementación del mismo, pronto sólo tendrá que realizar el paso de la organización del archivo digital, ya que los documentos serán, en su mayoría, electrónicos.
8- ¿Por qué te decidiste por esta profesión? ¿Qué es lo que más te atrae del mundo de los archivos?
Pues estaba yo estudiando la licenciatura de Historia del Arte en Sevilla, pensando en especializarme en museos, cuando, en 2003 conocí a D. Joaquín González Moreno -sevillano y profesor de la Universidad Hispalense en la Facultad de Geografía e Historia- y comencé a trabajar con él en un archivo de la capital andaluza. Fue allí, en aquel momento, cuando me decidí por esta profesión. Allí me enseñaron a querer los archivos y allí también descubrí que la documentación dice mucho más de lo que nosotros leemos. Ya han pasado 12 años desde entonces y nunca he parado de trabajar y de formarme en la archivística. Y es que, no vale sólo con trabajar en la profesión que amas. Uno debe continuar formándose para no perder los conocimientos y para aprender las nuevas pautas que van marcando en el sector.
9- Vemos que eres una enamorada de los archivos 🙂 Un deseo para el futuro del sector…
Entre todos los profesionales del sector debemos conseguir que el patrimonio documental no se pierda. De ahí la importancia de la conservación física de los documentos y también de la conservación digital. Nuestra profesión no es sólo el tratamiento documental como tal, sino también (y en un futuro lo será) la documentación electrónica. Por ello, debemos estar al día de todos los cambios que vayan surgiendo, compartirlos con todo el mundo e intentar llevarlos a cabo si esto fuera factible.
10- Y para acabar, no podemos dejar de preguntarte por las encuestas neodoc, ¿qué te parece esta iniciativa?
Las encuestas de neodoc me parecen una gran iniciativa, porque hacen que muchos profesionales del sector expongamos nuestras ideas y conocimientos para que otros puedan debatir o aprender de las mismas.
Ver el Blog Archinfo
