Consejos para mejorar la gestión documental en tu empresa
Toma nota de estos 8 consejos que hoy te traemos con los que lograrás mejorar la gestión documental:
1. Digitalizar los documentos en papel
Es, sin duda, el primer paso para mejorar la gestión documental: digitalizar la documentación que tengas en papel, es decir, transformarla en formato electrónico. Esto te ayudará a mejorar la eficiencia de los procesos, ya que la información electrónica es mucho más fácilmente recuperable y más rápida de buscar y/o administrar.
2. Centralizar el contenido corporativo
Es mejor tener un repositorio donde estén centralizados todos los documentos de la empresa. Esto evitará la duplicidad de documentos e incrementa la accesibilidad de los mismos, algo que mejorará sin duda el proceso de toma de decisiones.
3. Clasificar los documentos
Clasificando la documentación lograrás que búsqueda sea aún más eficiente.
4. Hacer buen uso de los Metadatos
Los metadatos son un buen recurso para estructurar la información y optimizar la gestión documental. Los metadatos describen el contenido de los archivos o la información de los datos lo que, unido a una buena categorización, agiliza enormemente la localización de documentos. Obviamente, la definición de los metadatos debe ser hecha en función del contexto de los documentos.
5. Optimizar el tiempo con Modelos de documento
Estandarizar o crear modelos de documento, simplifica su elaboración. Ello supone un ahorro significativo de tiempo, acelerando todo el proceso de gestión documental.
6. Establecer autorizaciones de acceso
Llegados a este punto, lo lógico es asignar un control para que la gestión documental sea realmente eficaz. Es decir, no todos los documentos deben estar accesibles para todo el personal, ya que hay documentos que son sólo para consulta, o que sólo pueden ser editados por los responsables correspondientes.
7. Incentivar la colaboración
Mediante herramientas de gestión, usuarios de diferentes departamentos pueden trabajar al mismo tiempo en la elaboración o modificación de un mismo documento. Aseguramos, pues, que todos los implicados colaboren en la gestión documental, evitando duplicidades, retrasos o delegación de responsabilidades.
8. Administrar las versiones de documentos
Llevar un control sobre la caducidad de documentos, recibir alertas de modificaciones o la necesidad de actualizarlos, es posible realizarlo a través de soluciones informáticas que te notifican sobre estas cuestiones, manteniendo además, el historial de todas las revisiones o versiones anteriores.
De esta manera, es más sencillo el cumplimiento legal y/o de los requerimientos del sistema de gestión, evitando la falta de disponibilidad de documentos o la entrega fuera de plazo.
