Claramente el futuro de la gestión documental habita en la era digital
Hoy charlamos sobre gestión documental con María Serrano, responsable del centro especial de trabajo Tecnosolucions, dedicado a la custodia de archivos, digitalización de documentos, implementación de software y destrucción confidencial. El CET pertenece a la Fundación Aspros de Lleida. En sus apenas 8 años de carrera ya se puede decir alto y claro que ha trabajado con documentos de cualquier sector.
1- Buenos días, María. Cuando hablamos de gestión documental a veces pensamos sólo en la gestión digital. Sin embargo la física también es muy importante ¿verdad?
Desde luego. Es cierto que la parte de gestión física en muchos casos se olvida en el ámbito de la gestión documental. No es ni más ni menos importante que la gestión digital, pero sí en muchos casos es obligatoriamente adicional. Cualquier empresa de cualquier sector puede tener una necesidad física de espacio. Si además ésta es de un tamaño considerable, duplicará sus necesidades al ámbito digital. En pleno siglo tecnológico no podemos soportar estas carestías sin un buen software implementado especialmente para ello.
2- Dices cualquier empresa de cualquier sector…
Sí. De hecho, en Tecnosolucions trabajamos con empresas tanto públicas como privadas, del sector sanitario, agrario, administrativo, de pequeño, medio y gran tamaño. La gestión documental puede contemplar desde una pequeña consultoría, un proyecto de digitalización para conservar la documentación histórica del cliente, hasta el diseño de un workflow completo para un tráfico alto de documentación. No es únicamente para grandes empresas.
La mayor ventaja de la gestión documental es la rapidez de acceso a la documentación, ya sea física o digital
3- ¿Pero pueden las empresas pequeñas hacer frente a la inversión?
Cada cliente es un mundo, las soluciones pueden ser varias, y el rango de inversión puede ser muy diverso. Una inversión para gestionar correctamente la documentación, tanto física como digitalmente, ahorra tanto a corto como a largo plazo un sinfín de problemas y tiempos de manipulado. Son muchas más las ventajas que los inconvenientes.
4- Hablemos pues de las ventajas… Si tuvieses que decir sólo una ¿cuál es la mayor ventaja de la gestión documental?
Sin duda alguna la rapidez de acceso a la documentación, ya sea física o digital. El ahorro de manipulación, personal y el tenerlo todo a golpe de clic, es una ventaja muy golosa.
Junto a un buen equipo técnico y con un proveedor de confianza, no hay porqué temerle a nada
5- ¿Y el mayor inconveniente?
La preparación y la parametrización previa de cada uno de sus procesos. Se pasa por una fase inicial complicada, sobre todo para los trabajadores a los que les repercute directamente el cambio, pero en un tiempo, todo parece una tontería. Los cambios tecnológicos a nivel de software son siempre necesarios y deberíamos de acostumbrarnos a ellos, ya que crecen a pasos agigantados.
6- Y en cuanto a la seguridad, ¿es seguro tener los documentos en una gestión documental?
Sí, es seguro tanto en la física como digitalmente. Junto a un buen equipo técnico y con un proveedor de confianza, no hay porqué temerle a nada.
Claramente nuestro futuro habita en la era digital
7- Hablemos de futuro ¿Hacia dónde camina el sector?
Claramente nuestro futuro habita en la era digital. Cada vez es más frecuente que los documentos de una empresa se gestionen digitalmente, favoreciendo la conservación y la gestión del conocimiento. A nivel informático, los softwares crecen casi más rápido que nosotros y como profesionales de la documentación, que compartimos proyectos día a día con informáticos, tenemos que saber ayudarles uniendo experiencia y conocimientos.
8- ¿Por qué te decidiste por esta profesión?, ¿Qué es lo que más te atrae del mundo de los documentos y de los archivos?
Soy Diplomada en Biblioteconomía y Documentación y entré en la carrera por puro amor a la lectura y a las bibliotecas en general. Al acabar la carrera descubrí el mundo de la Documentación y hasta el día de hoy me sigue apasionando. Nunca acabas de aprenderlo todo y siempre hay algo nuevo que conocer. Cada proyecto y cada cliente es totalmente diferente al anterior y siempre hay una motivación de por medio.
No somos simples administrativos. Nuestros estudios tienen salida y futuro
9- 🙂 Un deseo para el futuro del sector…
Sobre todo que se nos tenga en cuenta a nivel profesional, no somos simples administrativos. Nuestros estudios tienen salida y futuro. Con los años recogemos un reconocimiento positivo y debemos llevarlos con honra en nuestro currículum.
10- Y para acabar, no podemos dejar de preguntarte por las encuestas neodoc, ¿Qué te parece esta iniciativa?
Una genial idea para conocer a profesionales del sector e indudablemente aprender de ellos. Habéis utilizado una herramienta que se necesita más a menudo para temas profesionales y no tanto sociales.
