Es un grave error pensar que con una gestión documental se puede eliminar completamente el uso del papel
Hoy charlamos sobre gestión documental con María del Carmen Calderón Berrocal, doctora en Historia, Ciencias y Técnicas Historiográficas. Carmen ha trabado en el proyecto de informatización del Archivo General de Indias y ha sido archivera al frente del Archivo General del Arzobispado. Asimismo, ha trabajado en archivos militares, en el Archivo Histórico Provincial de Sevilla, y ha sido profesora en temas de Biblioteconomía y Documentación. Calderón tiene numerosas publicaciones en temas de Archivística y documentación, Historia Moderna, Historia Eclesiástica, Prevención de Riesgos Laborales y diversas aportaciones en distintos congresos internacionales. Destacan sus libros sobre la Vicaría General de Estepa y, más recientemente, su trabajo sobre el Hospital de las Cinco Llagas de Sevilla.
1- Todos los expertos que hemos entrevistado hasta ahora dejan claro que la gestión documental es muy importante para las empresas. Sin embargo, ¿crees que hay verdadera concienciación?
Tener un sistema de gestión documental no es importante, es de suma importancia, aunque todavía muchos piensen que no tenga que ser en la empresa uno de los puntos de mayor importancia. Creo que aún no hay una concienciación de la realidad documental en sí misma ni de la figura del profesional archivero gestor documental, viéndose como constantemente dejan estas tareas en manos de auxiliares y funcionarios que nada tienen que ver con las Ciencias y Técnicas Historiográficas.
2- Llama la atención que pase esto teniendo en cuenta las ventajas que la gestión documental aporta en las entidades en las que se aplica.
Pues sí, es algo que no se entiende. Obtener un sistema de gestión documental es interesante para trabajar con todos los documentos de la empresa y siguiendo el ciclo vital de los mismos, para que todos estén controlados, centralizados y sigan su curso natural hacia el archivo de centro e histórico o hacia el expurgo en su caso. La gestión documental habla también de gestión sin papeles, con la consiguiente rentabilidad y ahorro de tiempo y dinero; y con la consiguiente aportación a la recuperación óptima del medio ambiente.
Creo que aún no hay una concienciación de la realidad documental en sí misma ni de la figura del profesional archivero gestor documental
3- Y si tuvieses que decir sólo una ¿cuál es la mayor ventaja de la gestión documental?
Diré una doble. La personalización y la seguridad de los datos más importantes o críticos en documentos. La gestión documental es de gran importancia para los trabajadores sobrecargados de tareas que siempre están pensando y buscando la forma de hacer más eficientes sus movimientos, y tratando de hacer más inteligentes y rentables sus gestiones y trámites. Lo que en realidad necesitan es una gestión y administración que se revele como más flexible y accesible.
4- ¿Y hay parte negativa? Si la hay…
El mayor inconveniente es no hacer buen uso del sistema de gestión. Puede ser un grave inconveniente que una deficiente concienciación del personal les lleve a pensar que teniendo un sistema de gestión se puede eliminar completamente el uso del papel.
La gestión documental se aplica tanto a pequeñas como a grandes empresas
5- Conclusión… Con todos los beneficios y tan pocos inconvenientes, entendemos que todas las empresas requieren de un sistema de gestión de documentos
Así es. Actualmente casi todas las empresas trabajan con gran cantidad de documentación y se hace necesario gestionar tanto la gran cantidad de documentos como la propia información, por lo cual es una ventaja muy importante contar con un eficaz sistema de gestión documental que permita el fácil almacenamiento y una ágil y rápida búsqueda, a lo que hay que sumar unas instalaciones de recuperación eficientes.
6- Sí. Pero cuando dices todas las empresas, ¿piensas solo en las grandes o también en las medianas y pequeñas?
La gestión documental se aplica tanto a pequeñas como a grandes empresas, por lo que es muy posible que se realicen operaciones con diferentes países y diversas tareas todas ellas diferentes. En estos casos, es absolutamente necesario algún tipo de organización de los documentos. Por otra parte un sistema de gestión documental permite personalizar los documentos de la empresa en cuestión, documentos de salida como son facturas electrónicas, los distintos formularios y otros documentos. Todo debe quedar integrado en el propio sistema de gestión documental y con él se podrán configurar las tareas y funciones de los documentos tanto si son documentos de entrada como si lo son de salida en la empresa.
Es un grave error pensar que con una gestión documental se puede eliminar completamente el uso del papel
7- ¿Pero las pequeñas pueden hacer frente a la inversión que supone?
Sí, por supuesto. No deben pensar en el coste sino en las ventajas que proporciona porque lo que realmente hace la gestión documental es rentabilizar tiempo y dinero, aporta seguridad y es garante de derechos, porque teniendo el control de la documentación, y siendo ésta el resorte legal de la administración y de los administrados, de empresarios y clientes, tenemos el derecho de nuestra parte. El sistema se acerca al trabajo en el entorno de la oficina sin papel haciendo más fácil y económico la obtención de los documentos en la empresa y la documentación e información archivada.
8- Nos quedamos con lo de “aporta seguridad”. Entonces queda claro que es seguro tener los documentos en una gestión documental, ¿verdad?
Un sistema de gestión documental proporciona un portal web (la intranet) con acceso desde el navegador y accesos que pueden ser graduales si se quiere, dando paso a unos y cerrando el paso a otros en cuanto al acceso a los documentos de la empresa en general, considerando a algunos de ellos como restringidos o confidenciales. Un buen sistema de gestión debe ser cien por cien seguro. En las empresas se necesita realizar tareas de aprobación con la documentación como las facturas o los contratos, etc., el sistema de gestión documental permite definir estos flujos de aprobación necesarios en cada tipo de documento. El propio sistema de gestión realiza gran parte de este trabajo de asignación, registro, recordatorios, etc. de toda la documentación de la empresa.
Lo que realmente hace la gestión documental es rentabilizar tiempo y dinero, aporta seguridad y es garante de derechos
9- ¿Hacia dónde camina el sector? ¿A qué retos crees que va a hacer frente a medio plazo?
Te contesto poniéndote un ejemplo. La gestión documental se ha convertido en indispensable en los despachos de abogados por cantidad de documentos en papel que generan. Con el sistema de gestión de documentos los abogados son capaces de obtener ventajas competitivas al gestionar óptimamente cada uno de sus casos. La automatización de procesos documentales para los despachos de abogados beneficia a su empresa y a la propia administración respondiendo de forma eficiente a toda la documentación generada en papel. El sistema de gestión documental en los despachos no sólo captura y almacena los documentos legales que se van escaneando, sino que también los integra de una forma unitaria, así la tarea de búsqueda y localización de los documentos interesados se convierte en fácil y accesible tal vez con un solo unos clics. También se pueden organizar y recuperar documentos por medio de consultas personalizadas, se obtiene de esta forma eficacia asegurada en el acceso a la documentación de la empresa. La integración de la información se obtiene por medio de escáneres, PDF, ficheros que lleguen por correo electrónico, también fax recibidos en el propio sistema; y en cuanto a la distribución de la información, el sistema de gestión permite personalizar los datos y el envío de documentos por medio de correo electrónico, fax, correo, etc…
10- Antes de terminar, queremos conocerte un poco mejor, ¿por qué te decidiste por esta profesión? ¿Qué es lo que más te atrae del mundo de los documentos y de los archivos?
Yo soy licenciada en Historia, especialidad Historia General, me doctoré en Historia, Ciencias y Técnicas Historiográficas y desde que terminé la carrera tuve oportunidad de acercarme a los documentos primarios, a las fuentes de conocimiento, a los archivos históricos, primero como paleógrafa y un poco más tarde como paleógrafa archivera en el proyecto de informatización del Archivo General de Indias, esto me hizo tomar contacto con los archivos históricos, pero la formación que te hacía como archivera, además de la experiencia, claro, el antiguo Curso de Archiveros de la Junta de Andalucía, me hizo comprender que fuera de los archivos históricos había todo un universo por descubrir. La gestión documental es tanto de archivos históricos como contemporáneos, pero generalmente se piensa en la rentabilidad de su aplicación al mundo empresarial, tanto por rentabilidad en trabajo como por rentabilidad económica y de mercado. Un archivero es un gestor documental, un record management independientemente de la edad de los documentos con los que se relacione y hable día a día.
La gestión documental se ha convertido en indispensable en los despachos de abogados por cantidad de documentos en papel que generan
11- Acabamos con los deseos para el futuro… Como el genio de la lámpara, te concedemos 3 🙂
Que se respete a la figura del profesional de las Ciencias y Técnicas Historiográficas, la documentación y la documentación que se gestionan serán historia mañana; y el respeto a la documentación y a la información que ofrece, que parece que para algunos elementos es muy difícil. En mis años de experiencias he visto muchas cosas y desgraciadamente todavía hoy archivo y documentación es algo infravalorado y por ende la gestión documental, nuestro trabajo, idem de lo mismo. Que se erradique el intrusismo profesional y que se termine el paro endémico en nuestro sector, un sector tan importante por ser garante de derechos y testimonio de la vida, memoria de la civilización.
