La gestión documental puede favorecer a la empresa en temas de transparencia
Hoy charlamos sobre gestión documental con Adrián Cruz Espinosa (@Walkofalife), vocal de difusión de Archiveros sin Fronteras (@ArxiversSF) y creador del proyecto “El Nostre Arxiu Fotogràfic” (@elnostrearxiu).
1- Nos ha llamado mucho la atención tu proyecto “El Nostre Arxiu Fotogràfic” que ha sido recogido en la prensa nacional (Diario La Vanguardia). Háblanos de cómo surge la idea y de sus objetivos.
El proyecto El Nostre Arxiu Fotogràfic o “Nuestro Archivo Fotográfico” en castellano, surge en Instagram
, hace poco más de un año, con el objetivo de crear un archivo digital de fotografías de álbum familiar, a la vez que también era una pretensión real que fuese un canal de difusión de la archivística en general. Debido a la buena acogida, decidí extender el proyecto a otras redes sociales como Twitter
o Facebook
y hace unos meses se creó una página web
, gracias a pequeñas aportaciones de los seguidores del proyecto, mediante un crowdfunding. El proyecto está hoy cerca de los 12.000 seguidores entre todas las redes sociales del mismo y ya se han rescatado del olvido más de 1.000 fotografías de las cuales se han publicado unas 500. Como bien apuntáis La Vanguardia se hizo eco del proyecto, así como también medios más especializados como el Boletín de la Asociación de Archiveros y Gestores de Documentos de Cataluña o el Blog de la ESAGED. Próximamente, si todo sigue según lo previsto, también se hablará de él en la revista Archivamos de ACAL y en el Boletín de ASF. Hoy, gracias a esta entrevista, también se habla de él en el blog de neodoc, todo un lujo.
2- ¡Enhorabuena por el éxito! Sin duda, este proyecto pone de relieve lo importante que es la gestión documental hoy en día para las empresas, ¿verdad?, ¿requieren todas las empresas de un SGD?
La gestión documental es vital para conseguir rentabilizar los recursos económicos, evitar gastos innecesarios y ganar en eficacia a la hora de crear, mantener, usar y dar acceso a los documentos. Así como también es el conjunto de acciones que aplicamos para que los documentos sean siempre auténticos, íntegros, fiables y utilizables a lo largo de su ciclo vital. La gestión documental no sólo es preservar unos documentos, comporta muchas más cosas; crearlos, recibirlos, guardarlos, custodiarlos, conservalos, recuperarlos, utilizarlos o eliminarlos. Dicho esto, la gestión documental es importante para cualquier tipo de empresa, ya sea pública o privada, porque al final la documentación que una entidad genera es el reflejo de su actividad y si ese reflejo es opaco o directamente no existe, difícilmente llegará a buen puerto. ¿Requieren todas las empresas de un SGD? Si generan documentación, sí. ¿Alguna empresa no genera documentación?
La gestión documental es importante para cualquier empresa, porque la documentación que genera es el reflejo de su actividad y si ese reflejo es opaco o no existe, difícilmente llegará a buen puerto
3- Por lo tanto no es una cuestión de tamaño…
Hasta la empresa más pequeña del mundo tiene documentos esenciales que preservar y genera documentos día tras día como resultado de su propia actividad, por tanto es apto para todo tipo de empresas, indiferentemente de su tamaño.
4- ¿Cuánto cuesta tener una gestión documental?
Un sistema de gestión documental hay que diseñarlo e implantarlo. Para ello tiene que existir previamente una política de gestión documental en la entidad que delimite competencias y responsabilidades y presente un marco normativo a seguir. Si la entidad no cuenta con una política documental hay que redactarla. El punto de partida en el que se encuentre la entidad delimita el coste. Lo que sí es evidente es que se requiere personal especializado, es decir archiveros, y que el diseño e implantación de un SGD no se realiza en un par de meses, si lo que se desea es tener un buen SGD y no una chapuza que tape agujeros.
La gestión documental puede favorecer a la empresa en temas de transparencia
5-¿Es seguro tener los documentos en un sistema de gestión documental?
Si el diseño y la implantación del SGD han sido realizados correctamente y se dispone de repositorios seguros en servidores óptimos, evidentemente que sí.
6- Si tuvieses que decir sólo una ¿cuál es la mayor ventaja de la gestión documental?
La gestión documental contribuye a garantizar que se creen y gestionen documentos adecuados, se preserven y conserven los fondos documentales y sobre todo garantiza el acceso a la información de manera eficaz y rápida. Así como también, si existe la voluntad, puede favorecer a la empresa en temas de transparencia. Es mucho mejor saber qué tienes, cómo y dónde, que no tener control alguno sobre la documentación que generas. Sin un SGD todo lo anterior se pierde y el descontrol es real.
El sector sanitario es un monstruo de generar documentación y tengo la impresión de que no cuentan mucho con el sector de los archiveros
7-¿Y el mayor inconveniente?
Creo que el único inconveniente, que más que un inconveniente es algo natural en todo cambio, es el hecho de tener que cambiar la forma de proceder de tus empleados a la hora de gestionar la documentación, así como la introducción de nuevas tecnologías a las que hay que acostumbrarse y sobre todo entender. Si el proceso de implantación se hace siempre informando y teniendo en cuenta al trabajador, incluso haciéndolo partícipe de ello, las quejas seguramente serán menores.
8- ¿Dónde crees que reside el futuro del sector? ¿A qué retos crees que va a hacer frente a medio plazo?
El futuro reside en todas partes. La administración pública, en muchos casos, lleva tiempo con las pilas puestas en este tema, aun así muchas entidades tienen todo el trabajo por hacer. En el caso de las empresas privadas hay muchísimo por hacer, no están obligadas a nada y, en muchos casos, tienen la documentación manga por hombro y de transparencia mejor no hablamos. Y, sin duda, creo que otro mundo por explorar es el sector sanitario, es un monstruo de generar documentación y tengo la impresión de que no cuentan mucho con el sector de los archiveros. ¿Retos? La gestión documental y, sobre todo, la gestión de documentos electrónicos ya es un reto en sí mismo, es un cambio de chip posible gracias a gente que está más que preparada para llevar a cabo ese cambio.
Lo que más me atrae del mundo de los documentos y los archivos es sin duda la gestión y difusión de archivos audiovisuales
9- ¿Por qué te decidiste por esta profesión? ¿Qué es lo que más te atrae del mundo de los documentos y de los archivos?
Soy historiador y la historia o se vive o se escribe a base de fuentes documentales auténticas, fiables, íntegras y utilizables, o eso sería lo correcto. Antes decía que la gestión documental llevada a cabo por archiveros era vital para que los documentos tuviesen esas características, por tanto, la archivística era una buena opción hacia la cual dirigirme profesionalmente. Lo que más me atrae del mundo de los documentos y los archivos es sin duda la gestión y difusión de archivos audiovisuales.
10- Un deseo para el futuro del sector…
Puesto que trabajo hay y creo que somos más que necesarios a lo largo de todo el ciclo vital de la documentación, no sólo gestionando documentos de otras eras, mi deseo es que se valore nuestro trabajo como es debido y se nos priorice un poco más, ya que parece que sólo se nos llama cuando las vergüenzas salen a la luz. Esperemos que esta situación se revierta pronto.
