Todas las organizaciones del siglo XXI necesitan un sistema de gestión documental
Hoy charlamos sobre gestión documental con José Raúl Vaquero Pulido @joseraulvp en Twitter, presidente de la Fundación Ciencias de la Documentación @fundacioncd y miembro del Club de Roma, capítulo español.
1- Buenos días José Raúl, en la Fundación Ciencias de la Documentación que tú presides, apostáis por la creencia de que la información es poder, y por ello, trabajáis cada día para mejorar los procesos asociados con la gestión de los documentos, estén estos en el soporte que estén. ¿Cómo de importante es la gestión documental para las empresas?
La gestión documental se ha convertido en una actividad vital en las empresas e instituciones públicas que desean superar las limitaciones del pasado y enfrentarse a los retos que la nueva sociedad en red exige. El caso es que muchas organizaciones no saben muy bien qué es eso de la gestión documental, y aún realizándola, no la ubican bien en el organigrama interno, ni definen bien a los profesionales y sus competencias para que sea realmente un recurso diferenciador.
2- ¿Todas lo necesitan, independientemente del tamaño?
Sí, aunque pueda parecer categórico, todas las organizaciones del siglo XXI necesitan un sistema de gestión documental, e incluso un sistema que transforme esa información corporativa en conocimiento social (lógicamente el tamaño de la organización determinará el resultado final de las soluciones implantar, pero no la necesidad de un problema a resolver). Las organizaciones que quieran sobrevivir al vertiginoso crecimiento de datos, computación en la nube, conectividad móvil, Internet de las cosas y clientes/ciudadanos conectados 24×7, donde la reputación se gana con un millón de clic y se pierde con un solo tweet, necesitan más que nunca un buen sistema de gestión de documentos, información y conocimiento. Por eso desde la Fundación que presido llevamos más de 10 años asesorando a organismos públicos de 22 países y 4 continentes en la necesidad de implantar estos sistemas, pero con profesionales de la información capacitados para ello. No es cuestión de comprar un software y ya está, es cuestión de cambiar la cultura de toda la organización y clientes/usuarios.
Todas las organizaciones del siglo XXI necesitan un sistema de gestión documental
3- Ya pero… ¿Cuánto cuesta tener una gestión documental?
En realidad muy poco si se tienen en cuenta sus beneficios. El problema no suele estar en el costo del propio sistema de gestión documental sino en lo costoso que es cambiar la cultura general de la organización… Ese es el verdadero problema, y sin un cambio cultural de la forma de trabajar los documentos, la información y su transformación útil a la organización, el sistema por sí mismo no sirve, y por tanto es costoso. Es un problema habitual que nos encontramos con la gestión documental que depende más de personas que de tecnología, y que no nos encontramos en cierta forma en otros sistemas como facturación, etc.
4-¿Y resulta completamente seguro tener los documentos en una gestión documental?
Buena pregunta. En mi modesta opinión nada es seguro en relación a los documentos y su gestión, ya que existen factores extrínsecos e intrínsecos que afectan a la misma a lo largo de su ciclo de vida, como la obsolescencia tecnológica, grave problema al que nos enfrentamos cada día. Salvo eso, la seguridad dependerá, como en cualquier otro sistema, de su uso y las políticas de gestión que se hayan establecido en cada proceso. Sobre este tema hemos trabajado bastante en nuestro centro de investigación y hemos plasmado nuestras conclusiones y opiniones en varios cursos de formación como el ultimo impartido en Conservación de Material Documental Digital.
Una gestión documental cuesta muy poco si se tienen en cuenta sus beneficios
5- Si tuvieses que decir sólo una ¿cuál es la mayor ventaja de la gestión documental?
El ahorro de tiempo. Al tener toda la documentación y sus accesos en un mismo lugar se ahorra tiempo que se puede dedicar a otras labores importantes en la organización.
6-¿Y el mayor inconveniente?
Como señalé antes, el hecho de que supone un gran cambio en la cultura de la empresa que no se realiza del día a la noche, y que tampoco se resuelve únicamente con planes de capacitación internos.
El mayor inconveniente de la gestión documental es que supone un gran cambio en la cultura de la empresa
7- ¿A qué retos crees que va a hacer frente el sector a medio plazo?
Fundamentalmente a dos retos importantes. El primero adaptarse a las nuevas tecnologías en movilidad que junto con las redes sociales hacen que nuestro trabajo este expuesto a un constante escrutinio las 24 horas del día, los 7 días de la semana; y el otro reto es la capacidad de gestionar cada vez una mayor cantidad de datos (big data), ubicados en entornos cloud y acelerados por el Internet de las Cosas y la evaluación de los mismos en tiempo real.
8- ¿Qué es lo que más te gusta de tu profesión?
Muchísimas cosas me atraen de esta profesión, pero sin duda la que ha marcado mi vida – y no sólo profesionalmente – es el aspecto social de la misma. La posibilidad de construir sociedades más justas desde una información en manos de los ciudadanos que convertida en conocimiento genere cambios en sus formas de vida, en especial entre los más desfavorecidos, me parece impresionante y un reto que merece la pena ser vivido.
Es necesario que todos los profesionales rememos en la misma dirección para solventar los retos, fundamentalmente tecnológicos, a los que debemos enfrentarnos
9- Un deseo para el futuro…
Más unidad. Que busquemos los nexos que nos unen y solventemos los que nos separan. El futuro es del conocimiento y de la gestión de los documentos/información que lo hace posible, y es necesario que todos los profesionales rememos en la misma dirección para solventar los retos, fundamentalmente tecnológicos, a los que debemos enfrentarnos. En esa línea desde la Fundación Ciencias de la Documentación hemos puesto en marcha recientemente la primera red social para los profesionales de la información donde de forma gratuita puedan intercambiar experiencias y conocimientos en pro del desarrollo de la disciplina. Ya somos más de 800 profesionales de 19 países. Su dirección es www.documentalistas.com
