Si cambias la gestión documental lo cambias todo
Me gustaría tener la receta para cambiar lo que no me gusta de la administración pública, acabar de una vez por todas con esa burocracia que lo complica todo, la que pone trabas y proyecta laberintos, la que pide una y otra vez los mismos documentos, la que exige desplazamientos inútiles, y que gasta más y más –también papel- sin necesidad. Pero no la tengo, lo siento. Todo lo más algunos ingredientes, productos que sé, por experiencia, porque los he probado, que funcionan y que cuando los pones en marcha algo se mueve. Son estos tres.
La interoperabilidad
Ésta ha llegado, va a quedarse y va a crecer y crecer hasta llegar al último rincón donde se guardan los datos. A menos de cuatro meses para la entrada en vigor de una nueva ley de procedimiento administrativo* que afirma, con contundencia, que el procedimiento será electrónico o no será, lo que nos preocupa y ocupa a quienes tramitamos y gestionamos documentación y expedientes es cómo vamos a hacer para garantizar el derecho de los ciudadanos a no aportar datos que ya estén en poder de la administración. De qué forma vamos a crear, modificar y compartir documentos que contengan datos conectados a los que nuestros sistemas puedan acceder. Los metadatos, una vez más, van a ser la clave
. Conseguir que nuestros programas informáticos se entiendan no es un reto fácil pero llevamos años trabajando y cada vez son más y mayores los objetivos conseguidos.
La simplificación
O hacer fácil lo complicado es un mérito de profesionales con experiencia. Adelgazar los procedimientos, en volumen y tiempo, es una práctica que es causa y es efecto. Quiero decir que es consecuencia de la reflexión en la acción y del aprendizaje continuo en el propio trabajo y sirve para hacer más eficaz la gestión, eliminando lo superfluo e innecesario. Ya sabemos que para este viaje no necesitamos unas maletas tan pesadas, y que menos es más. En esa transformación estamos.
La transparencia
Pasa además que tenemos la necesidad de devolver a la sociedad la información que es suya, porque la quiere y nos la reclama y porque nuestro objetivo es servir así que, allá que vamos a hacerlo todo con transparencia, dando explicaciones y dejando ver, de forma diáfana en qué trabajamos y cómo trabajamos. Para conseguirlo será necesaria, una vez más, una tecnología basada en datos que puedan desagruparse y que agruparse en función de la información que quiera conseguirse.
Después de todo, mirándolos bien, estos tres ingredientes bien podrían servir para cambiar cualquier empresa, sea pública o privada ¿no os parece?
* Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas
Un post escrito por Montse Nieto para neodoc
Técnica especialista en RH y comunicación que actualmente trabaja para los ayuntamientos de la provincia de Barcelona como consultora e impartiendo formación en temas relacionados con la organización municipal, la transparencia y los procesos de gestión de e-documentos en la Diputación de Barcelona.
