¿Cuánto cuesta tener una gestión documental? 5 opiniones
En realidad muy poco si se tienen en cuenta sus beneficios. Descubre más respuestas en nuestro post.
José Raúl Vaquero Pulido, presidente de la Fundación Ciencias de la Documentación
En realidad muy poco si se tienen en cuenta sus beneficios. El problema no suele estar en el costo del propio sistema de gestión documental sino en lo costoso que es cambiar la cultura general de la organización… Ese es el verdadero problema, y sin un cambio cultural de la forma de trabajar los documentos, la información y su transformación útil a la organización, el sistema por sí mismo no sirve, y por tanto es costoso. Es un problema habitual que nos encontramos con la gestión documental que depende más de personas que de tecnología, y que no nos encontramos en cierta forma en otros sistemas como facturación, etc.
Silvia García, directora de Operaciones en Grupo CAIP DOC-IT
La gestión documental como tal ya les está suponiendo un gasto, cualquier empresa invierte dinero, actualmente, en su gestión documental, porque la documentación se recibe y se emite en cualquier empresa, incluso siempre hay alguien que invierte su tiempo para buscar cualquier papel que haga falta, el tema es calcular cuánto tiempo, y por tanto cuánto dinero gastan, en encontrar un papel. Por lo tanto la mejora de procesos e implantación de una buena gestión documental y de un buen gestor documental a medio plazo es barata.
Adrián Cruz Espinosa, vocal de difusión de Archiveros sin Fronteras y creador del proyecto “El Nostre Arxiu Fotogràfic”
Un sistema de gestión documental hay que diseñarlo e implantarlo. Para ello tiene que existir previamente una política de gestión documental en la entidad que delimite competencias y responsabilidades y presente un marco normativo a seguir. Si la entidad no cuenta con una política documental hay que redactarla. El punto de partida en el que se encuentre la entidad delimita el coste. Lo que sí es evidente es que se requiere personal especializado, es decir archiveros, y que el diseño e implantación de un SGD no se realiza en un par de meses, si lo que se desea es tener un buen SGD y no una chapuza que tape agujeros.
María del Carmen Calderón Berrocal , doctora en Historia, Ciencias y Técnicas Historiográficas
No se debe pensar en el coste sino en las ventajas que proporciona porque lo que realmente hace la gestión documental es rentabilizar tiempo y dinero, aporta seguridad y es garante de derechos, porque teniendo el control de la documentación, y siendo ésta el resorte legal de la administración y de los administrados, de empresarios y clientes, tenemos el derecho de nuestra parte. El sistema se acerca al trabajo en el entorno de la oficina sin papel haciendo más fácil y económico la obtención de los documentos en la empresa y la documentación e información archivada.
María Serrano , responsable del centro especial de trabajo Tecnosolucions
Cada cliente es un mundo, las soluciones pueden ser varias, y el rango de inversión puede ser muy diverso. Una inversión para gestionar correctamente la documentación, tanto física como digitalmente, ahorra tanto a corto como a largo plazo un sinfín de problemas y tiempos de manipulado. Son muchas más las ventajas que los inconvenientes.
