Rubén Vallejo: «Cada vez más empresas añaden gestión documental»
Hoy charlamos sobre gestión documental con Rubén Vallejo, Consulting Analyst en EKCIT, elCentro Europeo del Conocimiento de Tecnologías de Información.
1. Desde el Centro Europeo del Conocimiento de Tecnologías de Información (EKCIT por sus siglas en inglés) se realizan investigaciones en torno a distintos aspectos de la gestión documental… Cuéntanos cuáles son
Las investigaciones que EKCIT realiza se centran en las tendencias y avances en el campo de los sistemas de gestión documental. De esta forma, se proporciona un repositorio central que recoja la información más relevante y actualizada para expertos TIC que requieran información sobre diversos aspectos de la gestión documental como procesos, funcionalidades, sistemas, etc.
2. Muy interesante. Y ¿Cuál es el objetivo?
El objetivo principal de EKCIT es la divulgación de información dentro del campo de la informática a distintos responsables informáticos y usuarios de sistemas empresariales. Es ahí donde entra en juego TIC Portal como punto central de información.
TIC Portal ofrece contenido relevante y útil a aquellas personas que necesiten orientación en el ámbito de la gestión documental
3. Por lo tanto la iniciativa TIC Portal no deja de ser un espacio de ayuda tanto a usuarios como a profesionales. Háblanos más del mismo
TIC Portal ofrece contenido relevante y útil a aquellas personas que necesiten orientación en el ámbito de la gestión documental profesional. Esto se realiza proporcionando artículos dentro del área de las tecnologías de información y comunicación. Los artículos se enfocan desde un punto de vista objetivo e independiente, dirigidos a profesionales del mundo de la informática, no sólo en cuento a procesos, sino también sistemas y servicios de uso en entornos de trabajo.
4. ¿Cómo de importante es la gestión documental hoy en día para las empresas?, ¿Todas ellas requieren de un sistema de gestión de documentos?
Tradicionalmente, las empresas que han puesto mayores esfuerzos en la gestión documental han sido aquellas con mayor número de información o con largos procesos de validación de documentación. Sin embargo, tras la introducción de los Reales Decretos sobre conservación electrónica de facturas, cada vez más empresas se suben al carro y realizan una mejor organización de su información. Así, pueden ahorrar en espacio físico al conservar y gestionar gran parte de su documentación mediante sistemas de gestión documental digitales.
Es imprescindible contar con una herramienta o sistema que pueda hacer frente a toda la información que maneja la empresa
5. Por lo tanto no solo es para grandes empresas, ¿verdad?
El tamaño de la empresa a nivel de empleados no es tan relevante, ya que, en ocasiones, la larga trayectoria de un negocio provocaba una gran acumulación de documentos. Además, hay que tener en cuenta que hoy en día se está expuesto a una enorme acumulación de datos en formato digital. Es imprescindible contar con una herramienta o sistema que pueda hacer frente a toda esa información, y es algo que ocurre en todo tipo de empresas.
6. ¿Cuánto cuesta tener una gestión documental?
El coste más alto de la gestión documental aparece precisamente cuando no se cuenta con ningún procedimiento. Si la información se pierde y hay que duplicarla, si se eliminan partes importantes sin copia de respaldo, si la información sobrepasa la cantidad que se puede procesar en la empresa: todas esas situaciones supondrán un alto coste, casi más que adquirir una solución. En este caso, hay que mirarlo desde la perspectiva contraria y proponer qué rentabilidad puede aportar una gestión documental especializada.
La seguridad de los datos es uno de los aspectos más importantes para la gestión documental
7. ¿Es seguro tener los documentos en una gestión documental?
Es obvio que la seguridad de los datos es uno de los aspectos más importantes para la gestión documental. Pero hoy en día, la seguridad reside en las personas que la apliquen, y no tanto en la solución de gestión documental en sí. Si estás en el punto de mira de alguien que quiere acceder a tu información, siempre serás susceptible de que intenten acceder a ella de forma ilícita. En nuestra mano está el colocar las medidas de seguridad adecuadas para evitar que esto ocurra.
8. Si tuvieses que decir sólo una ¿cuál es la mayor ventaja de la gestión documental?
Definitivamente, el ahorro de tiempo y el aumento de la productividad asociada. Es algo que toda empresa busca, pero que no todas saben encontrar ni aplicar.
La mayor ventaja de la gestión documental es el ahorro de tiempo y el aumento de la productividad asociada
9. ¿Y el mayor inconveniente?
La estructuración previa de la documentación, sobre todo donde exista un gran caos documental. Puede ser un factor bastante desmotivador para todos los agentes involucrados en el proceso.
10. ¿Dónde crees que reside el futuro del sector? ¿A qué retos crees que va a hacer frente a medio plazo?
La aparición del Big Data
va a cambiar el enfoque respecto a la gestión documental. Lo importante no será almacenar los datos y la información, si no saber cómo gestionarla, interpretarla y automatizarla para poder sacarle el mayor partido.
La aparición del Big Data va a cambiar el enfoque respecto a la gestión documental
11. Un deseo para el futuro del sector…
Que tanto usuarios como empresas se mentalicen de la vorágine de datos que se aproxima y sepan cómo hacerle frente y utilizarla de la mejor manera posible.
