¿Cuál es la mayor ventaja de la gestión documental?
Los expertos entrevistados en neodoc han hablado y son ellos y ellas los que nos cuentan cual es, en su opinión, la mayor ventaja de la gestión documental.
Rubén Vallejo, Consulting Analyst en EKCIT, elCentro Europeo del Conocimiento de Tecnologías de Información, opina que es «definitivamente, el ahorro de tiempo y el aumento de la productividad asociada. Es algo que toda empresa busca, pero que no todas saben encontrar ni aplicar».
José Raúl Vaquero Pulido, presidente de la Fundación Ciencias de la Documentación, también habla del ahorro de tiempo. «Al tener toda la documentación y sus accesos en un mismo lugar se ahorra tiempo que se puede dedicar a otras labores importantes en la organización».
Laura Florensa, gestora documental y miembro del Grup d’Arxivers de Lleida, explica que la mayor ventaja es «la posibilidad de encontrar los documentos de una forma rápida y sencilla». Por lo tanto, también esta experta habla de ahorro y de optimización del tiempo de trabajo.
Silvia García, directora de Operaciones en Grupo CAIP DOC-IT, asegura que ella se decanta por la inmediatez en las búsquedas, «aunque la seguridad de los documentos también me tienta».
Adrián Cruz Espinosa, vocal de difusión de Archiveros sin Fronteras y creador del proyecto “El Nostre Arxiu Fotogràfic”, explica que la gestión documental contribuye a garantizar que se creen y gestionen documentos adecuados, se preserven y conserven los fondos documentales y sobre todo garantiza el acceso a la información de manera eficaz y rápida. Así como también, si existe la voluntad, puede favorecer a la empresa en temas de transparencia. «Es mucho mejor saber qué tienes, cómo y dónde, que no tener control alguno sobre la documentación que generas. Sin un SGD todo lo anterior se pierde y el descontrol es real», asegura.
María del Carmen Calderón Berrocal, Doctora en Historia, Ciencias y Técnicas Historiográficas, cree que hay dos grandes ventajas: la personalización y la seguridad de los datos más importantes o críticos en documentos. «La gestión documental es de gran importancia para los trabajadores sobrecargados de tareas que siempre están pensando y buscando la forma de hacer más eficientes sus movimientos, y tratando de hacer más inteligentes y rentables sus gestiones y trámites», explica y añade que «lo que en realidad necesitan es una gestión y administración que se revele como más flexible y accesible».
María Serrano, responsable del centro especial de trabajo Tecnosolucions, cree que, sin duda alguna, la mayor ventaja es «la rapidez de acceso a la documentación, ya sea física o digital. El ahorro de manipulación, personal y el tenerlo todo a golpe de clic, es una ventaja muy golosa».
