¿Cómo pueden las empresas rentabilizar al máximo la gestión documental?

Implementar un sistema de gestión documental en una empresa está claro que requiere cierto esfuerzo, tanto económico como de tiempo. Por ello, es importante que estas empresas aprovechen y rentabilicen al máximo la gestión documental.

Para ello, las empresas deben ir más allá del cumplimiento legal. Y es que, muchas veces, la Gestión Documental se vende como una obligación que nace a raíz de una normativa existente. Una normativa que hace que las empresas inviertan mucho dinero en procesos, sistemas, recursos, materiales y demás, pero que, después, no tengan grandes resultados. En ocasiones los resultados son muy pobres comparados con la inversión.

Por ello, es muy importante modificar el discurso para vender la Gestión Documental y hacerlo como un proceso transversal que aporta valor, que es fuente de información y conocimiento, que agiliza procesos, que sirve como instrumento para disminuir la corrupción y que, incluso, fortalece los procesos paz, justicia y reparación; el resultado será que las entidades entiendan el valor más allá de la obligación.

De esta forma sí que resulta rentable la gestión documental, pero no si sólo la vemos como una obligación en nuestra empresa. La gestión documental siempre nos va a aportar valor: seguridad, ahorro de tiempo, ahorro de espacio, ahorro de dinero, etc.

Son muchas las ventajas que una gestión documental aporta a nuestra empresa y quizás la mayor de todas sea que la gestión documental es fuente de agilidad y de productividad en la empresa.

Sin duda, por todo ello, cada vez son más las empresas que se suben al carro de la gestión documental. ¿Y Tú, vas a quedarte atrás?