El 80% de los expertos en gestión documental cree que falta un largo camino por recorrer para llegar a la oficina sin papel

La oficina sin papeles. ¿Realidad o utopía? Sobre este tema hemos debatido en un especial veraniego de encuestas neodoc. Y es que la frase «oficina sin papeles» es, sin duda, una de las frases que más frecuentemente leemos y escuchamos en el mundo de la gestión documental. Hay opiniones para todos los gustos. Unos creen que es totalmente inalcanzable y otros opinan que es una posibilidad ambiciosa, pero alcanzable. Esto es lo que nos han contado nuestros expertos:

Montse Nieto lo tiene muy claro: «puedo parecer frívola, pero no, de utopía nada», explica Montse quien añade que incluso cree que es posible la oficina sin papel en la Administración Pública. «Trabajar sin papel pasa por leer de pantalla, COMPARTIR directorios, digitalizar y guardar CON CRITERIO».

Algo con lo que no está de acuerdo Mónica Martínez: «En la empresa pública desde luego, pero no tanto en la privada», asegura Mónica. «La Pública está en pleno proceso de cambio: los archivos son más que cultura, los documentos son más que papel y las TIC son las herramientas». De distinta opinión es el experto Sergio Gómez quien asegura que las privadas evolucionan más rápido: «las públicas son más cautelosas y demoradas en la consecucion y aplicación de sus presupuestos».

María Jesús Valseca, por su parte cree que sería muy dificil conseguir la oficina sin ningún papel. «Es muy dificil estar al 100% cero papel, creo que solo se conseguirá reducir su uso», dice María Jesús. «Creo que al 100% sin papel no llegaremos nunca»

José Luis Carreño opina que «falta un largo camino por recorrer para llegar a la oficina sin papel». El experto cree que para llegar al mismo es necesario, sobre todo un cambio de cultura al respecto, con una implementación gradual de procesos.

Roberto Antuña ‏explica que, a día de hoy, «sí que es una utopía». Para Roberto, estamos encaminados a un sistema mixto. «Viendo el fracaso del papel cero en Justicia, está claro que hace falta un cambio de chip», asegura y añade que «las transiciones siempre cuestan al principio». Dice Antuña que, hoy en día, «mucha gente aún desconfía de lo virtual, pero se acabará superando con el tiempo y con el desarrollo pleno de la e-administración».

Sergio Gómez opina de forma similar y también habla de utopía en el corto y mediano plazo. «Hasta que se eliminen tantos mitos sobre asunto». Según Sergio, para que la oficina sin papeles sea una realidad será necesario «un proceso fuerte de gestión del cambio, y estono será sencillo. Sumado a eso hay que fortalecer el tema legal». Y añade que «no es una utopía si la transformación digital se hace correctamente. Aunque dependerá del sector y las necesidades específicas». Asimismo Sergio habla de la necesidad de «desenmarañar el tema de la preservacion digital». Para Sergio éste es quizá el reto mas grande.

Susana Verdejo ‏asegura que en este tema de la oficina sin papel hay que ser realista «a medio plazo no será 100% sin papel. Se necesita formación al personal y gerencia para cambio de mentalidad, un análisis/consultoría para crear un sistema de gestión documental adaptado a la organización, todo paulatinamente».

Grup Arxivers Lleida ‏lo tiene claro: «la utopía es creer que la oficina sin papel quiere decir hacer desaparecer ese soporte. Se trata de transformar pr

ocesos y dinámicas, y en algunos casos equipos, apuntando a una transformación de concepto».

Pilar Campos ‏cree que el objetivo es la eficiencia y eso se ve en los procesos. «El soporte no debe condicionar las decisiones», asegura Pilar, quien añade que «la digitalización sin gestión documental es peligrosa, desaparece el papel pero se agrava el problema».

En opinión de Carlos A. Zapata C. ‏@czapatacar «cero papel ha sido un tema sacralizado y estigmatizado a la vez y su discusión por ahora es más económica que técnica». Según Zapata, «la oficina sin papel es simplemente una idea que distrae la esencia del debate, al que de paso le faltan cifras». Para Sergio Cernadas ‏@KekitoCr «La oficina sin papel es una realidad hoy y lo que hay que cambiar es la manera de trabajar».