Estoy a favor del Cloud computing pero tengo serias dudas con la seguridad

Hoy hablamos con José Luis Muñoz Romano @jlmunozr (Talavera de la Reina, 1979), Jefe de Sección del Archivo Central de la Secretaría de Estado de Educación, perteneciente al Cuerpo Facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Arqueólogos. José Luis trabaja en en el subgrupo de Series Comunes de Gestión Económica de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, en el Grupo de Interoperabilidad del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, y como editor de contenidos de la Asociación de Amigos del Archivo Histórico Provincial de Guadalajara @amigosahpgu. Hasta noviembre de 2015 participaba en el Grupo de trabajo de Redes Sociales de la Subdirección General de los Archivos Estatales como responsable del perfil en Twitter @ArchivosEst.

1- ¿Cuáles son las claves de la transformación digital de las empresas?

Desde el punto de vista archivístico, la clave –en singular- consiste en contratar profesionales, en este caso archiveros, y lamentablemente la mayoría de empresas prescinden de esta figura. Para transformar digitalmente una empresa primero se actúa con un trabajo previo de identificación, organización, clasificación, descripción y valoración que facilita la posterior digitalización, y si merece la pena llevar a cabo ese proceso. Digitalizar facturas puede suponer más una pérdida de recursos humanos y económicos que una solución rentable ante una mera descripción.

2- ¿Cuál crees que es la clave para rentabilizar al máximo la gestión documental?

Invertir en ella con recursos humanos y materiales para generar la máxima eficiencia en sus procesos y ahorrar costes a la institución al facilitar la respuesta de información en el menor tiempo posible.

3- ¿Cuál es el indicador clave de que una empresa necesita una gestión documental? ¿Cuáles dirías que son los síntomas de una deficiente gestión documental?

Muy fácil, cuando no encuentran y/o tardan demasiado en recuperar la información. En este sentido el cortometraje
ganador del II concurso de video convocado por la asociación SEDIC en el año 2013 es muy aclarador. El síntoma clave de una deficiente gestión documental se diagnostica con la ausencia de una clasificación intelectual que refleje la estructura jerárquica del fondo, primer paso del proceso de organización. Si tardas horas o días en localizar un expediente algo falla.

El síntoma clave de una deficiente gestión documental se diagnostica con la ausencia de una clasificación intelectual que refleje la estructura jerárquica del fondo

4- ¿Estamos preparados para la oficina sin papeles?

Ahora mismo no, por mi experiencia y seguimiento de la aplicación web Archive del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas queda mucho por normalizar, y no tengo tan claro que la preservación digital se convierta en la panacea de la gestión documental sin una adecuada regulación y un control técnico. Ignorar los problemas de interoperabilidad y migración de datos porque las TIC “son maravillosas” y “fiables” puede provocar falsas expectativas en temas de seguridad y conservación.

5- Vamos a contar mentiras… ¿Cuál es la mentira más extendida sobre gestión documental?

La gestión documental es carísima… Para mi es la mayor mentira. Tampoco es gratis, pero necesita una inversión precisa que permita obtener a medio y largo plazo más agilidad, mayor productividad y lo esencial, ahorro de costes en tiempo y almacenamiento. Si en dieciocho minutos localizas un expediente no digitalizado el sistema funciona.

6- La oferta de softwares de gestión es amplia y variada, pero… ¿Vale cualquiera?, ¿qué tenemos que pedirle a una gestión documental? ¿Cómo elegir un programa de gestión documental?

Por supuesto que no vale cualquiera, lamentablemente en todos mis destinos en la Administración Pública he trabajado con Access como “gestor documental”, incluido el actual. Si dispusiera de un programa de gestión documental apostaría por un software libre que cumpla con los estándares y la normativa vigente, sobre todo ENI y ENS.

La mentira más extendida sobre gestión documental es que la gestión documental es carísima

7- Cloud computing y gestión documental ¿A favor o en contra?

A favor, pero tengo serias dudas con la seguridad.

8- En un mundo cada vez más social y en donde se lleva el compartir… ¿Cómo afecta lo social a la gestión documental?

Resulta positivo puesto que ahora dialogamos y aprendemos de nuestros errores, pero producimos eco, puesto que el material de dominio público compartido inunda Internet de multitud de imágenes correspondientes a documentos históricos, sin la procedencia, convirtiendo este medio en un mero repositorio digital sin descripción ni datos para contrastar la fidelidad de lo publicado. Pocos archivos emplean la funcionalidad social para divulgar y muchos usuarios no citan la fuente, pero si distribuyen los contenidos derivados de una buena gestión documental, aunque ignoran el origen. Falta liderazgo en la difusión y formación pedagógica del usuario no tradicional.

9- Dime una sola tendencia de futuro que crees que marcará el camino del sector

La “oportunidad” está en la difusión y en la formación, si no hablamos no escuchan…