Cualquier empresa puede permitirse un sistema de gestión documental
Hoy tenemos el gusto de charlar en neodoc con Jorge Barrecheguren (@jbarrecheguren), historiador, archivero y autor de un interesante proyecto que nos ha llamado la atención: Morriña de Cuba, Proyecto Palmera(@MorrinadeCuba), una iniciativa que tiene como objetivo documentar la memoria histórica y estética de la palmera canaria en la comunidad gallega y concienciar a la sociedad ante el peligro que supone la plaga del escarabajo Picudo Rojo.
– Buenos días … La progresiva desaparición de la palmera canaria en el sur de Galicia os ha llevado a iniciar este trabajo. Cuéntanos más de esta idea, de los inicios de este proyecto
El Picudo Rojo es ya un viejo conocido en nuestro país, aunque en Galicia no es detectado hasta finales del año 2013. La virulencia de su extensión por los municipios del sur de la comunidad, especialmente en Vigo, me lleva a tomar conciencia del peligro que este coleóptero devorador de palmeras supone para Galicia, donde los ejemplares más longevos de Phoenix canariensis están asociados de forma inseparable al fenómeno indiano y al desarrollo urbano de finales del XIX y principios del XX. Será a primeros de este año cuando, junto a la fotógrafa Yasmín Santos, decida crear un catálogo de las palmeras canarias más antiguas de la región para dejar constancia de un legado que, en su mayor parte, está desapareciendo y a gran velocidad.
– El trabajo busca resguardar la memoria de los ejemplares significativos de palmera canaria a través de un catálogo de fotografías que las relacionan con la arquitectura y el entorno. Entendemos que este proyecto tiene una parte archivística y/o documental importantísima. Háblanos de ella
En efecto, relacionamos palmera canaria, arquitectura y espacio urbano porque es un nexo que existe ya en origen. La palmera es una especie decorativa en Galicia, enmarca las entradas de villas, bulevares o monumentos y muchas afortunadas, algunas con más de un siglo, han llegado hasta hoy como auténticas testigos de la historia. La etiqueta de catálogo que damos a nuestro trabajo es en sí toda una declaración de intenciones de lo que esperamos lograr, una colección fotográfica que basada en la fuerza de la imagen como documento histórico trata de contrarrestar un hecho traumático y en cierto modo imparable como es la desaparición de gran parte de las palmeras. Me gusta pensar que estamos creando un fondo que desde hoy puede ser útil a los ciudadanos.
– Es que la gestión documental no sólo es importante para las empresas o instituciones, sino que lo es para todos los ámbitos de la vida, ¿verdad?
Por supuesto, la gestión documental ayuda a mejorar los procesos de las organizaciones pero también de las personas y sus propios proyectos. La gestión de la información es el reto del ser humano del siglo XXI.
La gestión documental ayuda a mejorar los procesos de las organizaciones pero también de las personas y sus propios proyectos
– Se podría llevar a cabo un trabajo como el que estáis realizando en el proyecto Palmera sin una adecuada gestión de documentos
Desde luego no sin una correcta gestión de los datos. En nuestra pequeña escala estamos tratando de estructurar nuestro catálogo, principalmente a través de un Índice por ayuntamientos además de un Mapa Interactivo donde vertemos en cada localización datos y fotografías de la palmera y el espacio. Esa es la parte visible, cada imagen lleva en el reverso una gran cantidad de información -metadatos de la fotografía, fuentes- que debemos gestionar, y ya son más de cuatrocientas las que atesoramos.
– ¿Cuál crees que es la mayor ventaja de la gestión documental? ¿Y el mayor inconveniente?
La mayor ventaja puede ser la sinergia. Una buena gestión documental produce una mayor eficiencia en los procesos de una organización, afectando positivamente y de modo transversal al trabajo de los empleados. El mayor inconveniente se encuentra probablemente en la implantación, que debe llevar aparejada un proceso de formación de los trabajadores.
– ¿Es cara la gestión documental? ¿es accesible para “pequeños?
La gestión documental nunca es cara en la medida en que es una inversión más que proporciona beneficios a largo plazo, además el tamaño de la empresa determina la cantidad a invertir, por lo que se puede decir que cualquier empresa puede permitirse un sistema de gestión documental. Quizá deberíamos ver la gestión documental como la informática: es cara, a veces es complicada de manejar, pero no concebimos vivir sin ella.
Quizá deberíamos ver la gestión documental como la informática: es cara, a veces es complicada de manejar, pero no concebimos vivir sin ella
– El tema de la seguridad preocupa y mucho… Sobre todo en el ámbito digital… ¿Qué opinas al respecto?
Entiendo que demasiado a menudo se tiende a magnificar los problemas que podrían derivar del progreso. Los documentos físicos también se pueden falsificar, robar o destruir (http://www.eldiario.es/politica/Daniel-Mordzinski-Monde-archivos-fotograficos_0_112689428.html) , y garantizar una gestión correcta de los mismos no está exento de complicaciones, que pueden ser similares o no a las del documento electrónico. Creo que hoy por hoy cualquier problema surgido del hecho digital es pequeño comparado con los grandes beneficios que hemos obtenido.
– Tú eres de formación archivero. ¿Qué fue lo que te llevó a este mundo? ¿qué es lo más te atrae de los archivos?
Descubrí el papel del archivero en el Archivo Histórico Diocesano de Santiago de Compostela, donde tuve la oportunidad de aprender nada más licenciarme en Historia y mientras sufría una suerte de crisis vocacional. El contacto estrecho con miles documentos que pueden ser en muchos casos el único, el último vestigio de un hecho importante o de una humilde vida es a menudo apabullante, tanta intimidad intimida. Algo de eso hay en seguir aquí, esa extraña sensación de conocimiento, de confianza que surge del trabajo continuo alrededor de un mismo personaje y su documentación, enamoramiento de archivo lo llamo.
– Si pudieras pedir un deseo para el sector ¿cuál sería?
En mi opinión los archivos dependen del interés que tiene el público, de modo que espero aumente esa necesidad de la ciudadanía por acercarse a los archivos para investigar, ejercer sus derechos o cualquier fin lícito que les lleve a vivir algo del día a día de nuestra profesión.
La nube y la digitalización van a suponer -y suponen ya- una revolución en los archivos de todo tipo de organizaciones
– ¿Cómo ves el sector en unos 10 años, a qué retos le tendrá que hacer frente?
Probablemente los próximos años estén marcados por la adaptación progresiva de empresas e instituciones al documento electrónico, lo que nos asegura retos apasionantes relacionados con su gestión en todos los sentidos.
– ¿Y qué tendencia crees que va a marcar ese futuro? Cloud, móvil, etc.
La nube y la digitalización van a suponer -y suponen ya- una revolución en los archivos de todo tipo de organizaciones.
