Los usuarios demandan cada vez más entornos colaborativos en gestión documental
Hoy hablamos con Carolina Izquierdo Martín, CEO de CIM ECM, compañía especializada en gestión de la información y consultoría de implantación y mantenimiento de soluciones ECM. Carolina fundó CIM ECM en 2008 y en la actualidad cuenta en su cartera con clientes PYMES o de IBEX35, síntoma de que la gestión documental es para todas las empresas y que hay soluciones adaptables a los requerimientos de cada una de ellas.
1- ¿Cuáles son las claves de la transformación digital de las empresas?
Hay varios factores que inciden en la transformación digital como la recogida y explotación de información, planes de social media con objetivos claros, marca y presencia en las redes, y un largo etc., pero en mi opinión ninguno de estos aspectos son suficientes en sí mismos sin que la empresa comunique y haga partícipe de cada cambio a todos los miembros de la organización de su estrategia. Por lo tanto destacaría el plan estratégico y la gestión del cambio como las principales claves para una transformación digital exitosa y duradera, en la que los cambios son aceptados contando con la implicación de los empleados y no impuestos obstaculizando el desarrollo de negocio. Una vez que la organización esté involucrada en el proyecto de transformación gracias a una comunicación fluida entre líderes y empleados, la adopción de nuevas tecnologías, nuevos procedimientos de trabajo e incluso nuevos modelos de negocio son más fáciles.
2- ¿Cuál crees que es la clave para rentabilizar al máximo la gestión documental?
La digitalización. Contar con la información en formato digital es la clave para poder sacarle el máximo provecho. Para aquellos documentos que aún estén en papel, la solución pasa por escaneo masivo y reconocimiento de datos para su posterior indexación y para aquellos documentos digitales que deben estar validados legalmente se debe integrar en el gestor documental la firma biométrica y/o digital. Todos estos procesos se pueden modelar en un BPM que modele el ciclo de vida de la información de negocio para garantizar que se tiene la información adecuada en el momento preciso.
Destacaría el plan estratégico y la gestión del cambio como las principales claves para una transformación digital exitosa y duradera
3- ¿Cuál es el indicador clave de que una empresa necesita una gestión documental? ¿Cuáles dirías que son los síntomas de una deficiente gestión documental?
El indicador clave es el tiempo que los usuarios tardan en encontrar la información que necesitan. Algunos de los principales síntomas son: duplicidad de información, no control de versiones y acceso a información obsoleta, búsquedas no optimizadas, seguridad no implementada, ubicación deslocalizada, información no segura fuera incluso de la organización, y un largo etc.
4- ¿Estamos preparados para la oficina sin papeles?
Si la pregunta se refiere a nivel tecnológico, la respuesta es sí, es decir, existen los medios tecnológicos necesarios para llevarlo a cabo entre los que cabe destacar la gestión documental. El mayor obstáculo una vez más en mi opinión, es la gestión del cambio, y por ello existen empresas de nueva creación cuya adopción a la oficina sin papeles es innata y en cambio empresas de larga trayectoria que a parte de invertir en tecnología, deben modificar sus procedimientos tanto internos como externos y en definitiva su forma de trabajar en el día a día para dar cabida a esta iniciativa.
El mayor obstáculo de la oficina sin papales es la gestión del cambio
5- Vamos a contar mentiras… ¿Cuál es la mentira más extendida sobre gestión documental?
Que la gestión documental y de la información (ECM y EIM) tiende a desaparecer.
6- La oferta de softwares de gestión es amplia y variada, pero… ¿Vale cualquiera?, ¿qué tenemos que pedirle a una gestión documental? ¿Cómo elegir un programa de gestión documental?
Efectivamente la oferta de softwares de gestión documental es amplia y no vale cualquiera. Dependiendo del sector al que pertenezca la empresa existen soluciones verticales que suelen ser más caras que un producto generalista u horizontal, pero aporta mayor valor al tener implementado OOTB la tipología documental específica del sector así como sus procesos de negocio. Algunos ejemplos lo podemos encontrar en el sector de Laboratorios farmacéuticos, o en el sector Energía. Otro factor determinante es el uso que se va a hacer del producto, ya que hay soluciones de despliegue casi inmediato para una gestión documental básica, o bien productos completos y escalables con posibilidad de
integración con otros sistemas corporativos , etc. Otro factor importante es la elección de instalación on-Premise o Cloud, cuyos costes de adquisición y mantenimiento son diferentes. Es difícil enumerar todos los factores, solemos estudiar el caso de uso concreto y en base a nuestra experiencia, asesorar sobre el producto que se mejor se ajuste a los requerimientos.
Cloud computing y gestión documental son muy compatibles
7- Cloud computing y gestión documental ¿A favor o en contra?
A favor. En mi opinión son muy compatibles, ya que a la mejora de eficiencia en el trabajo con un gestor documental se le suma el ahorro en costes de hardware. Es cierto que existe cierta reticencia con la seguridad en cuanto a que información sensible se almacene en la nube, pero con una arquitectura híbrida se vence esa barrera.
8- En un mundo cada vez más social y en donde se lleva el compartir… ¿Cómo afecta lo social a la gestión documental?
La gestión documental se ha hecho eco de la actualidad social y se refleja en sus interfaces, ya que cada vez más los usuarios demandan entornos colaborativos donde como indicas se puede compartir fácilmente la información, hablar con un compañero de otro país que es autor de la información e incluso coeditar documentos a la vez. Qué mejor que nuestros sistemas de gestión documental incorporen estas funcionalidades para así estar dentro de las políticas de seguridad corporativas.
9- Dime una sola tendencia de futuro que crees que marcará el camino del sector
Aplicaciones y Servicios Cloud.
