Las empresas están preparadas para dar el paso hacia una oficina en la nube

Hoy hablamos con Balbina Gándara Antelo, @BalG_, responsable del área de digitalización de archivos y gestión documental en Unayta. En su día a día asume la supervisión de distintos proyectos y la coordinación de equipos, tanto en la Administración Pública como en la empresa privada.  Su formación como jurista e historiadora le aporta un perfil multidisciplinar, con facilidad para la investigación y el análisis de datos necesario en la planificación y desarrollo de procesos y mejoras en el área de la gestión documental de las empresas.

1- ¿Cuáles son las claves de la transformación digital de las empresas?

Transformación y digital quizás sean dos de las palabras más repetidas por los responsables de las empresas en los últimos tiempos, hecho que nos da la clara dimensión de su importancia. Las empresas, independientemente del sector al que pertenezcan y del tamaño que tengan, necesitan afrontar con premura los nuevos retos de la economía digital para ser competitivas y no perder de vista las nuevas reglas del juego.
El uso de los dispositivos móviles (el 70% del tráfico de usuarios que navega en Internet llega por el móvil), el aumento de la formación en competencias digitales, la economía colaborativa que aporta flexibilidad a la empresa, la presencia online de la marca, la innovación de los procesos internos de la empresa para su mejor proyección hacia el mercado y sobre todo la mejora en el conocimiento de los nuevos consumidores que con los medios tecnológicos actuales tienen un poder de influencia nunca visto hasta ahora.

2- ¿Cuál crees que es la clave para rentabilizar al máximo la gestión documental?

En primer lugar el convencimiento por parte de la empresa de las ventajas que le reporta iniciar un proceso de digitalización y organización de los archivos. Partiendo de esta base y con el asesoramiento de los expertos, la empresa podrá realizar la adaptación de sus documentos al entorno digital de una manera sencilla y cómoda. La combinación de la digitalización con una correcta indexación sumada a la utilización de un buen gestor conllevará a una mejora de la productividad de la empresa. Sería recomendable también la medición del impacto del proceso ya que la organización debe tomar decisiones sobre el uso de sus recursos y dinero, conocer la eficiencia para alinearse a una mejora continua y saber si se está en el camino correcto para satisfacer las expectativas del cliente.

La combinación de la digitalización con una correcta indexación sumada a la utilización de un buen gestor conllevará a una mejora de la productividad de la empresa

3- ¿Cuál es el indicador clave de que una empresa necesita una gestión documental? ¿Cuáles dirías que son los síntomas de una deficiente gestión documental?

Dejando al margen los indicadores propiamente empresariales como necesidad de organización o acceso inmediato a la información, la clave está en el propio ritmo del entorno tecnológico. Como hablábamos antes, la adaptación a este entorno debe ser lo más rápida posible, palabras como cloud computing, red o big data son ya familiares en las organizaciones y debemos ser conscientes de que debemos dar cuanto antes el salto hacia ese entorno digital en la nube. En cuanto a los síntomas podemos hablar de duplicidades, pérdidas de información, retrasos y otras incidencias achacables en la mayoría de los casos a la propia organización de la empresa, a la tecnología, a la falta de automatización y al volumen de documentos a manejar.

4- ¿Estamos preparados para la oficina sin papeles?

Hace unos años las estadísticas en cuanto a la alfabetización digital tanto en los hogares como en las empresas no eran nada halagüeñas, pero en este momento las cosas han cambiado sustancialmente y nos encontramos en un punto que esa transformación digital ya es un hecho.
Las empresas están adaptadas a los entornos digitales y preparadas para dar ese último paso hacia una oficina en la nube. Muestra de ellos son el interés de las diferentes administraciones públicas por el fomento, a través de diferentes líneas de ayudas, de estas oficinas virtuales así como la proliferación de empresas que ofertan este tipo de servicios que son cada vez más cercanos y extendidos en el mercado. Se pretende cada vez más una oficina sin papeles que contribuya a una mejora en el entorno de trabajo más seguro, menos estresante sin tener tanta cantidad de papel, optimizar todos los procesos de una empresa y caminar hacia una mejora en el medio ambiente. De esta forma se consiguen grandes avances en cuanto a RSC fruto de la consolidación de su misión con el desarrollo sostenible y mejora ambiental.

Debemos ser conscientes de que debemos dar cuanto antes el salto hacia el entorno digital en la nube

5- Vamos a contar mentiras… ¿Cuál es la mentira más extendida sobre gestión documental?

Sin duda la que utilizan algunas empresas para no dar el paso a la organización digital de sus archivos: “Eso no es necesario para mi empresa” unida a la de: “Yo se exactamente donde se encuentran todos mis documentos cuando los necesito”.

6- La oferta de softwares de gestión es amplia y variada, pero… ¿Vale cualquiera?, ¿qué tenemos que pedirle a una gestión documental? ¿Cómo elegir un programa de gestión documental?

Existen en el mercado una amplia gama de gestores y muchos de ellos con características similares pero, de igual modo que en muchos ámbitos del consumo, debemos elegir el que mejor se adapte a nuestras necesidades. Al igual que cuando valoramos comprar un coche pensamos en nuestros hábitos de vida para elegir el que mejor se adapte a nuestras necesidades, gasoil vs gasolina, berlina vs utilitario, diseño vs comodidad… A la hora de integrar un software de gestión en nuestra empresa debemos realizar también un profundo análisis de nuestras necesidades y siempre es recomendable contar para ello con la ayuda de expertos. En cuanto a las características imprescindibles podemos destacar facilidad de uso, escalabilidad y flexibilidad, que integre un buscador lo más potente posible, movilidad entre diferentes dispositivos, seguridad, posibilidad de integración con otros programas, continuas actualizaciones y por supuesto un buen soporte técnico y formación continua.

A la hora de integrar un software de gestión en nuestra empresa debemos realizar un profundo análisis de nuestras necesidades y siempre es recomendable contar para ello con la ayuda de expertos

7- Cloud computing y gestión documental ¿A favor o en contra?

Después de las anteriores respuestas queda claro mi apuesta decidida por ambas. Las respuesta es sí desde el total convencimiento de que son armas claves en el desarrollo integral de las empresas y organizaciones.

8- En un mundo cada vez más social y en donde se lleva el compartir… ¿Cómo afecta lo social a la gestión documental?

El trabajo en colaboración obliga a desarrollar flujos de trabajo en los que es necesario asignar diferentes roles a las personas que intervienen en el mismo. Los objetos que componen los documentos pueden proceder de diferentes fuentes y tener diferentes formatos, con lo que es necesario controlar repositorios de información. Además, los usuarios demandan servicios de apoyo a los productos de información digital como la búsqueda de información o el acceso a documentos generados anteriormente, lo que hace necesario disponer de herramientas de archivo digital. Los cada vez más complicados procesos de gestión de contenidos demandan la formalización de sistemas de metadatos que resultan necesarios tanto para los procesos de gestión como para los de publicación o los de recuperación de información.

Cloud computing y gestión documental son armas claves en el desarrollo integral de las empresas y organizaciones

9- Dime una sola tendencia de futuro que crees que marcará el camino del sector

Se calcula que el 90 por ciento del mercado de soluciones de gestión documental está todavía por explotar por lo que entiendo que debe ser uno de los puntos desde el que el sector crezca en el futuro. Dentro de esto la clave reside en la mejora de las prestaciones de estos gestores ampliando la capacidad de analizar y buscar registros, además de la capacidad de integración con otros sistemas de la empresa. La gestión de registros tiene que ser robusta y facilitar su uso asegurando que la operativa sea intuitiva para los usuarios, porque la funcionalidad más crítica de la gestión documental es asegurar, simplificar y mejorar las operaciones diarias de los usuarios. De cara al futuro se observa que las empresas ven como las evoluciones más necesarias el incluir en sus gestores documentales el registro de emails y disponer de un BPM “Business Process Management” para incorporar el gestor documental en procesos múltiples.