¿De qué forma la gestión documental ayuda a una empresa pública o privada?
Son muchos puntos en los que la Gestión Documental ayuda a una empresa. En primer lugar, una buena gestión documental racionaliza la producción de documentos, es decir, lleva a que los documentos que se generen sean los que realmente se requieren. Ya con eso, se logran eficiencias en muchos frentes y ahorro de costos asociados a la producción de documentos (papel, tintas, copias, almacenamiento, entre otros).
Una buena gestión documental, debe llevar a hacer eficiente la búsqueda de información. Con esto los procesos son más ágiles, la respuesta a usuarios, clientes y proveedores mejora y la reputación tiende a mejorar.
En términos de transparencia, esto es si es una entidad pública, también se logran muchos cambios. Y no me refiero a publicar los instrumentos archivísticos de la entidad en la web. Me refiero a lograr que el ciudadano tenga acceso de verdad a la información de las entidades. Que sus trámites sean racionales en el uso y solicitud de documentos y que pueda acceder a rendición de cuentas que pueda ser verificada y contrastada con los archivos. Esto cuando hay orden y una buena gestión documental, claro.
En términos generales, la gestión documental garantiza muchas eficiencias, mejora de procesos, reducción de costos y demás. Pero lograr esto requiere que se maduren los sistemas y se gestione correctamente el cambio.
Una respuesta de Sergio Gómez, Jefe de Gestión Documental del Grupo ASD y miembro de la Junta Directiva de la Sociedad Colombiana de Archivistas. Sergio acumula gran experiencia en administración de archivos, elaboración, actualización e implementación de instrumentos de archivo y, en los últimos años, se ha dedicado a la implementación de software de gestión de documentos electrónicos.
