¿Cuál es el factor de éxito en un proceso de implementación de un sistema de gestión documental?

¿Cuál es el factor de éxito en un proceso de implementación de un sistema de gestión documental? Implementar un sistema, sea cual sea, no es tarea fácil. Requiere de un proceso detallado, paso a paso y de muchas pruebas para que llegue a feliz término. La implementación de sistemas de gestión documental es igual. 

Yo considero que el éxito radica en conocer bien las necesidades de la empresa, conocer bien los procesos y tener una hoja de ruta sobre qué se va a automatizar, quienes intervienen y qué se espera. No se trata únicamente de dar cumplimiento a disposiciones legales en temas de archivo, va más allá.

Otro asunto es que las áreas que sean intervenidas, deben garantizar que los recursos que deben hacer parte del levantamiento de información, de requerimientos y pruebas, tengan el tiempo suficiente para que el trabajo sea bien hecho y no con los retazos de tiempo de cada uno.

Es la respuesta de Sergio Gómez, Jefe de Gestión Documental del Grupo ASD y miembro de la Junta Directiva de la Sociedad Colombiana de Archivistas. Sergio es experto en administración de archivos, elaboración, actualización e implementación de instrumentos de archivo y, en los últimos años, se ha dedicado a la implementación de software de gestión de documentos electrónicos.

Por su parte, los expertos de Alacaja opinan que el factor de éxito reside en la implicación y formación para una implementación real.