Programas de gestión documental, ¿cuál elegir?
Actualmente ya nadie pone en duda las ventajas de la gestión documental en una empresa. La pregunta es: ¿Cuál es mejor?, ¿cuál se adapta a mis necesidades?… No es una decisión fácil, ya que hay muchísimos programas y muchos de ellos se parecen.
Aunque nos lleve tiempo decidirnos, debemos pararnos y pensar ya que se trata de algo que no podemos decidir a la ligera. Una elección incorrecta condicionará la forma de trabajar en el día a día de nuestra empresa durante mucho tiempo. Y es que, obviamente, cuando una empresa se decide a invertir una cantidad de dinero en un software de gestión documental es para que éste le dure tiempo, no para desecharlo a los pocos meses.
Primeramente hay que tener claro para qué queremos exactamente el software. Esto dependerá en gran medida de nuestro negocio. Y es que no es lo mismo una asesoría que un despacho de abogados y por ello, estos dos negocios no van a utilizar el mismo software. Tenemos que tener cuenta, como decíamos al principio, que no todos los programas son iguales ni hacen las mismas cosas.
Si no estás seguro de para qué quieres el programa de gestión documental, piensa en un día normal de trabajo, en qué haces, para quién lo haces, el tiempo que inviertes, etc. Y después piensa en la frecuencia con que haces ese trabajo en tu empresa. Cuando tengas claro qué quieres gestionar, has de centrarte en el grupo de programas que nos ofrece esa solución. Y el resto los descartarás.
