Tener controlada y localizada la documentación es fundamental para el mundo empresarial

Hoy charlamos sobre gestión documental con Rafael Cid Rodríguez, presidente de la Asociación Andaluza de Profesionales de la Información y la Documentación (AAPID) y profesor de Nuevas Tecnologías en el Acceso y Uso de la Información Bibliográfica y Documental en el Máster Universitario en Documentos y Libros, Archivos y Bibliotecas, de la Universidad de Sevilla.

1-¿Cómo de importante es la gestión documental hoy en día para las empresas?, ¿Todas ellas requieren de un sistema de gestión de documentos?

Realmente la gestión de la documentación en el mundo de la empresa no es algo nuevo. Todas las empresas poseen documentación importante que debe ser conservada desde el momento mismo de su constitución. Además, la ley obliga también a ello. Sin embargo, en los últimos años y sobre todo a raíz de la irrupción de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación, el volumen de la documentación ha crecido enormemente y sus formatos también. Ya no solo se contemplan los documentos en papel sino que también están presentes los documentos electrónicos. Todo ello demanda un tratamiento especializado y cada vez más profesional, y es aquí donde tiene cabida y se hace necesaria la figura del documentalista a la hora de organizar, gestionar y recuperar la información. Esta necesidad de tener controlada y localizada la documentación es fundamental para el mundo empresarial.

2- ¿Es sólo apta para grandes empresas?

No, para nada. España es un país de PYMES, y una buena gestión de la documentación siempre supone una ventaja competitiva para cualquier tipo de empresa y en todos los ámbitos. Evidentemente, existen diversas posibilidades según las necesidades de cada empresa. Atendiendo al volumen de trabajo, se puede recurrir a la contratación de un experto en documentación, a la creación de un departamento en la propia empresa o se puede recurrir a una empresa de gestión y custodia documental.

3- ¿Cuánto cuesta tener una gestión documental?

Muchas veces la cuestión es cuanto se pierde por no tenerlo. Hablando de este tema siempre me viene a la memoria el ejemplo de una conocida empresa española de carburantes que, en un momento dado, no conseguía localizar las escrituras de propiedad de muchas de sus estaciones de servicio. En fin, como decía antes, cada tipo de empresa tiene unas necesidades concretas en relación con la gestión de la información y la documentación, y los beneficios de una buena organización son muchos.

4- ¿Es seguro tener los documentos en una gestión documental?

Bueno, estamos hablando de un sector profesional experimentado, que cuenta con una titulación académica específica, y con numerosas asociaciones y colegios profesionales que se ocupan, entre otras cosas, del reciclaje profesional. Como resultado de todo ello, en España existen muy buenos profesionales de la documentación, que conocen bien su trabajo y que saben que preservar y conservar la documentación es un aspecto de primer orden.

Ya no solo se contemplan los documentos en papel sino que también están presentes los documentos electrónicos

5- Si tuvieses que decir sólo una ¿cuál es la mayor ventaja de la gestión documental?

Dependiendo del ámbito laboral en que nos situemos las ventajas de una buena gestión documental pueden ser varias. Quizás en el mundo empresarial podríamos señalar que el poder recuperar de la información en un momento dado sería la mayor ventaja de la gestión documental.

6- ¿Y el mayor inconveniente?

Quizás concienciar al sector empresarial, y sobre todo a las PYMES, de la necesidad de contar con profesionales de la documentación.

7- ¿Dónde crees que reside el futuro del sector?

Bueno, pienso que el futuro ya está aquí, y no es otro que la administración electrónica. Cada vez más trámites se realizan de forma electrónica y ello genera un nuevo tipo de documento que es necesario gestionar. Tampoco debemos olvidarnos de la importancia que conlleva la digitalización de documentos pensando sobre todo en la conservación y en reducir el volumen de espacio que ocupan los documentos. Sin duda, el futuro de los documentalistas estará relacionado en gran medida con la gestión documental en el ámbito empresarial.

8- ¿A qué retos crees que va a hacer frente a medio plazo?

Pienso que el entorno digital e Internet marcarán las pautas a seguir y que los profesionales de la documentación deberemos estar preparados para afrontar los cambios que se avecinan.

El futuro de los documentalistas estará relacionado en gran medida con la gestión documental en el ámbito empresarial

9- Un deseo para el futuro del sector…

¡Un documentalista en cada empresa!