Gestión documental on cloud. Todo son beneficios
Cada vez son más las opciones disponibles en el mercado de sistemas de gestión documental, el motivo es sencillo: todo son ventajas. Éstos aportan funciones que los profesionales pueden utilizar de manera muy sencilla, automatizando los procesos más frecuentes dentro de una empresa. Gracias a la nube, las empresas disponen de sistemas que potencian el rendimiento de la misma.
Cuando hablamos de las ventajas que supone tener un sistema cloud de gestión de documentos, no podemos olvidarnos del poder de los entornos en la nube. Gracias a éstos, los software dedicados a la gestión documental facilitan a los usuarios la oportunidad de trabajar a distancia con todos los documentos necesarios que precisen en cada momento y sin importar el lugar, únicamente necesitan conectarse al sistema.
Por este motivo las empresas deben tener presente que, si cuentan con un buen sistema de gestión documental en la nube, sus beneficios se verán incrementados en:
Más productividad
Aumentar la productividad no es tarea fácil, hay muchas barreras que lo impiden y muchas veces no sabemos ni por qué. Con un buen sistema de gestión documental, disponemos de la mejor forma de organizar todos los archivos con los que cuenta una empresa para su funcionamiento, midiendo los niveles de productividad y analizando el rendimiento de la empresa para saber los resultados que se pueden conseguir.
Mejorar el servicio que damos al cliente
La satisfacción del cliente es la pieza clave en todo negocio, sin él no existimos. Por ello, si contamos con un buen sistema para la gestión de todos nuestros documentos, vamos a poder acceder al conocimiento de toda la información que tenemos de él de manera inmediata, así como también permite que el mismo cliente pueda acceder a información, para consultar o solucionar errores. Conseguiremos simplificar los procesos para satisfacer al cliente.
Disminución de costes
Toda empresa tiene unos gastos elevados, cada una en su medida, pero todas en algún momento se ven en la obligación de reducir estos costes, algunos de éstos, a parte de económicos (que son muy importantes) también suponen una evolución de la empresa hacia la digitalización y las nuevas formas de trabajo, cada vez con menos elementos físicos o analógicos. Una buena manera sería eliminar el papel, el cual supone un elevadísimo gasto a final de año, ocupa espacio, se malbarata mucho y es muy fácil perderlo entre montañas de otros documentos.
Hay muchas empresas que prácticamente ya no usan papel, lo tienen todo en red, hecho que hace que diferentes personas puedan trabajar al mismo tiempo con la misma documentación y compartirla, además de no ocupar espacio físico.
Ahorro de tiempo
En los tiempos que corren prioriza la inmediatez, en las empresas también, todo es “para ayer” sin margen para planificar. Es por eso que no podemos quedarnos atrás, la gestión documental nos ayudará a tener la información necesaria en cada momento de una forma inmediata, sin tener que ir a buscar entre montones de papeles y encontrar uno en concreto, con el consecuente ahorro de tiempo. Resumiendo: el proceso es mucho más rápido e instantáneo.
Alto nivel de seguridad
La seguridad en la gestión de los documentos dentro de una empresa, es importantísima, no todos los archivos son de uso “publico”, el papel, facilita que estos documentos puedan ir a parar a personas no autorizadas, o simplemente perderse. Si contamos con un sistema de gestión documental cloud, podemos asignar permiso a cada archivo, limitando el acceso, y obviamente nunca se “traspapelan”.
Responsabilidad Social
Cada vez está más extendida la necesidad y la importancia de tener una responsabilidad social en las empresas, ya sea a nivel humano o ecológico. En este último aspecto, un software de gestión documental nos ayudará a reducir el uso del papel, de tinta, etc.… lo que hará que contribuyamos a una responsabilidad hacia el medio ambiente y eso repercutirá, también, en los valores de la compañía y de los mismos trabajadores.
En resumen
El uso de un sistema de gestión documental cloud puede ayudar a cualquier tipo de negocio a incrementar su rendimiento y alcanzar nuevos niveles de efectividad. En la actualidad, en un paradigma en el cual las empresas buscan alcanzar su mayor rendimiento, resulta imprescindible disponer en todos los casos de los mejores aliados que respondan a las distintas necesidades que puedan tenerse.
La implementación de este tipo de software deriva en que las empresas consigan reducir los costes y, al mismo tiempo, aumentar la seguridad de la información de los documentos, reducir el espacio físico para su almacenaje y aumentar la productividad.
