10 consejos para aplicar la gestión documental en tu empresa
En este post, os damos 10 consejos para la gestión documental tanto en empresas como en administraciones públicas. Estos consejos, aunque puedan parecer obvios, aún no se aplican debidamente, así que vamos a recordarlos.
1. Debemos tener muy en cuenta, es el tipo de documento que hacemos y su “ciclo de vida”. Por ejemplo, es un clásico que, de una llamada de teléfono, tomemos nota en un papel y luego esa información la pasemos al ordenador. Ya tenemos dos formatos con la misma información y estamos haciendo repetición de trabajo, por lo que no estamos siendo productivos. Además, ¿qué hacemos luego con ese papel con información sobre un cliente o contacto? Tirarlo, tal cual, a la basura, digamos que no sería lo más correcto si queremos cumplir con la protección de datos y con procesos de auditoria. Siendo realistas, eliminar el papel, a día de hoy, sigue siendo un objetivo difícil, por ello podemos crear procesos internos de flujo de responsabilidad o actuación con esos documentos para digitalizarlos.
2. También se ha de tener en cuenta, las instalaciones con la que contamos para guardar la información. Las salas dónde se almacenen deben tener las condiciones óptimas de temperatura, ser ignífugas, contar con un sistema antiincendios propia. En el mismo sentido, la sala debe tener restringido su acceso a personal autorizado para evitar dañar algo por error o bien usos fraudulentos.
3. Compromiso de confidencialidad y de disponibilidad de los archivos según los permisos para cada caso (tipo de documento, persona que lo necesita, uso que se le va a dar, etc.) y también verificar que la documentación es la auténtica.
4. Clasificar adecuadamente la información y facilitar su recuperación es una parte importante de la gestión documental. Debe ser un sistema ágil, que permita ahorrar tiempo de búsqueda.
5. Creación de un workflow
acorde con tus reglas de negocio, para asignar responsabilidades, procesos, tiempos determinados en cada proceso de la gestión documental. Por ejemplo: determinar que cuando lleguen a la oficina determinados documentos las clasifiquen y digitalicen un departamento determinado u otro, en función del valor de ese documento.
6. Realizarás copias de seguridad diarias y en diferentes sistemas, como discos duros o sistemas remotos, que garanticen que, si hay un robo, un pirateo de los sistemas, se pueda recuperar toda la información rápidamente.
7. Implementar niveles de seguridad en función del tipo de documentación. También se debe tener un registro de las personas que acceden al sistema y su uso, controlar su trazabilidad.
8. Formar al personal para que conozca la importancia del buen uso de los datos y su gestión. Fomentar los buenos hábitos en el tratamiento de la documentación para, además, cumplir con la ley de protección de datos.
9. Utilizar la tecnología que tengamos al alcance para custodiar los documentos. Hay que tener en cuenta 3 puntos: Digitalización (sistema de gestión documental), la nube (guardar esta información remotamente) y accesibilidad (desde Internet).
10. Tener controladas todas la vulnerabilidades o amenazas que pueda haber. Tener un protocolo de acción para cada situación nos ayudará a no tener imprevistos y que la información esté siempre protegida.
Para poder aplicar estos puntos, es muy importante contar con la concienciación de los directivos de las empresas de las administraciones públicas, para así transmitir esa importancia al personal y que se implique. Un buen sistema de gestión documental, así como la ayuda y soporte de un documentalista o asesor de la gestión documental hará que el proceso de digitalización sea fácil y comprensible para todos.
