La importancia de la gestión documental y la nueva RGPD
Con la entrada de la nueva ley de protección de datos, la conocida RGPD, todas las empresas nos hemos encontrado con la urgencia a esta nueva adaptación mucho más protectora de los datos de los usuarios y que hace que las empresas debamos tener toda esta información perfectamente controlada.
Como todos sabemos, el próximo 25 de mayo, entrará en vigor la RGPD, la nueva ley de protección de datos que ha revolucionado al mundo y, a la que sí o sí, debemos estar adaptados. Esta ley, es muchísimo más estricta en cuanto a protección. Define como datos personales elementos que hasta ahora no lo eran, y es más dura con el incumplimiento. Teniendo en cuanta en la era en la que vivimos, donde estamos controlados de manera tecnológica y sin que los usuarios muchas veces seamos conscientes, entendemos normal este paso hacia la restricción.
Ahora bien, si hablamos de la afectación a las empresas, ya es otra historia. Todas las empresas han tenido que realizar unos procesos internos muy estrictos para poder adaptar su funcionamiento a la nueva ley. Entre otras muchas cosas, incluye muchos cambios y muchísimo más control a nivel archivístico.
Una empresa, sea grande o pequeña, archiva una gran cantidad de documentos con información de sus clientes o posibles clientes, en los que se incluye muchos datos personales, los cuáles, y hasta la entrada de la nueva ley, eran utilizados para fines comerciales.
Aún hoy, muchas empresas, almacenan los datos de clientes y posibles clientes de mil formas distintas dentro de la misma entidad. Es decir, es muy normal que los datos estén duplicados en varios departamentos. Al no tener un sistema único de gestión documental que almacene toda la información con la que trabaja la empresa, ya sea para producción, logística, finanzas, marketing, comercial, etc., los datos de una misma persona están repetidos y eso dificulta el poder cumplir con la protección de datos, ya que si un cliente decide dejar de serlo, es muy lógico que se le sigan enviando comunicaciones comerciales, ya que el departamento al que se lo ha comunicado no lo ha transmitido a los demás, y eso genera enfado en los usuarios.
Ahora más que nunca, cobra una gran importancia el que todas las empresas digitalicen sus documentos y tengan un gestor documental que englobe toda la información de la empresa y que sea de fácil uso, así como válido para cumplir con la RGPD.
A partir del 25 de mayo de 2018, las comunicaciones de las empresas a sus clientes y posibles clientes, deberán proteger la privacidad del mismo, así como hacer prevalecer sus derechos, entre ellos, el derecho a ser olvidado. Si toda esta información fluye por los diferentes departamentos de la empresa sin control ni comunicación interna de cualquier cambio que pueda haber, podremos tener un problema y grande.
