OCR y Gestión Documental, la solución más eficaz

Un momento vital en la Gestión Documental es la captura automática de datos y su introducción en el sistema mediante OCR (Optical character recognition). OCR es una tecnología que se usa para escanear y reconocer caracteres, e incluso códigos de barras, en cualquier tipo de documento estructurado o no estructurado (albaranes, formularios, facturas, etc.). A través de OCR es posible extraer los datos de forma eficaz, segura, rápida y precisa, para transferirla a formato electrónico.

OCR y Gestión Documental, tu solución

La gestión documental junto con la tecnología OCR ofrece muchas ventajas para tu empresa: reduce tiempos en la localización y recuperación de los documentos, supone una disminución del espacio físico de almacenamiento de la información y un aumento de la seguridad. Los documentos se encuentran «bajo llave» y muy seguros, y únicamente pueden acceder las personas autorizadas.

Ejemplo

En Pixelware nos cuentan este ejemplo de una empresa que se beneficia de la aplicación de la Gestión Documental en conjunto con la tecnología OCR: un mayorista de perfumería «Aroma», introduce mercancía acompañada de su albarán correspondiente. Se escanea el albarán vía OCR y se extrae diversa información importante, como por ejemplo el número del albarán, su código de barras y los productos. Con esta información se actualiza la base de datos de existencias y se guarda otra información que luego servirá para hacer un seguimiento. La tecnología OCR se va a encargar de escanear y capturar la información, tanto de la factura como del albarán, en este caso, para la posterior relación y comprobación de ambas.

Unos días más tarde llega una factura. Gracias a la captura de su código de barras o número de albarán se encontrará rápidamente el correspondiente en el sistema. Se capturan los datos de la factura, escaneándola y asociando los dos documentos. Acto seguido, el proceso de negocio definido envía automáticamente un aviso a la persona encargada de aprobar la factura. Una vez aprobada la factura, queda constancia de la misma en el sistema, y el proceso sigue con un aviso al departamento correspondiente. Éste gestiona el pago de la factura a través del sistema. Y si como parte de este proceso se envía a imprimir algún documento, este también podría ser capturado y escaneado vía OCR directamente desde la cola (spool) de impresión, y así, toda la información relacionada con este proceso, queda almacenada en el sistema y fácilmente recuperable. Al tener todos los datos necesarios en las aplicaciones éstos pueden ser aprovechados por todos los departamentos, procesos o sistemas relacionados. Por ejemplo, para que el sistema del departamento de facturación esté actualizado.