Confidencialidad, integridad y disponibilidad: tres pilares de la gestión documental

Hablar de gestión documental es, o al menos debe ser, hablar de seguridad. Un gestor documental que no es seguro no sirve de nada. La seguridad es primordial en cualquier sistema y ha de implementar para lograrla los elementos tecnológicos más avanzados.

Todo sistema ha de cumplir un objetivo: velar por la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los documentos, tres características que todo sistema debe de cumplir. Sin estos tres elementos la gestión documental no tendría sentido.

Cuando hablamos de confidencialidad nos referimos a que sólo deben de acceder y ver documentos aquellos usuarios que tengan permisos concretos para ellos o que sean destinatarios de los mismos. Por ejemplo, neodoc permite establecer en detalle los permisos de acceso de cada documento o contenido.

Con integridad nos referimos a que los documentos no deben perderse, estropearse, confundirse, perder legibilidad, etc.

Y disponibilidad quiere decir que dichos documentos han de ser accesibles en cualquier momento, es decir, deben estar disponibles cuando se les necesite de forma ágil y sencilla. Una gestión documental con la que se tarda en encontrar un documento no tiene sentido.

Claves de la seguridad en la gestión documental

– La gestión documental ha de permitir establecer en detalle los permisos de acceso de cada documento o contenido.

– Posibilidad de gestionar de forma avanzada permisos, roles, usuarios y grupos.

– Existen gestores documentales que tienen una herramienta de auditoría tanto a nivel de documento como a nivel global.

– Es interesante que exista una integración con otros sistemas de autenticación (LDAP, Active Directory, OTP, Webseal, etc.).